Nyheter

Arkiv

Kategorier

Uppgradering av Affärssystem – kräver eftertanke!

Postad: 2016/09/27

Att uppgradera ett affärssystem är, för lite större verksamheter, ofta ett omfattande och dyrt projekt. Många uppgraderar ofta för att systemleverantören slutar supportera befintlig version. Det är sällan speciellt mycket på varför man uppgraderar och vad man vill få ut av uppgraderingen.

Men uppgraderingen kan också vara en synnerligen bra möjlighet till att förbättra sitt system och effektivisera sina processer. Kanske har företaget förändrats avsevärt sedan förra uppgraderingen eller sedan man upphandlade systemet.

Vi på Sundbom & Partners brukar tala om Re-analys, vilket innebär att man gör en mindre repris av det man gjorde, eller borde ha gjort, i samband med att man bytte system. Man går igenom ekonomimodell, organisation, processer, rapportbehov etc

Vi, som affärssystemsoberoende konsulter, har ett standardiserat arbetssätt vid Re-analys där vi tillsammans med kunden tar fram ett önskvärt läge som man vill uppnå efter uppgraderingen. Ibland kan denna analys faktiskt även resultera i att man kommer fram till att man inte ska uppgradera. Man kanske har behov av ett helt annat system. Då blir det ett upphandlingsprojekt istället.

Ofta tar vi rollen som kundens projektledare i det senare skedet då själva uppgraderingen eller implementationen genomförs.

På det sättet har vi hjälpt många företag att genomföra affärssystemsprojekt på bästa sätt. Det är svårt för ett företag att driva dessa projekt själva eftersom det är något man gör så sällan. Att anlita någon utifrån som har detta som profession är därför alltid att rekommendera, även om det är förknippat med extra kostnader. Det brukar alltid vara billigare än ett försenat eller misslyckat projekt.

Orvar Lindbäck
Verksamhetskonsult och Vice VD på Sundbom & Partners

Nytt år – Nya möjligheter!

Postad: 2017/12/13

Jobbar du med något av affärssystemen UBW (Agresso), Maconomy, Visma PX eller Xledger? Vill du se hur vi har det på vårt kontor och träffa våra affärssystemkonsulter?

Onsdagen den 17 januari anordnar vi en konsultpub på vårt kontor. Kom direkt efter jobbet och mingla med våra medarbetare, vi bjuder på dryck med tilltugg. Du får chansen att träffa både chefer och konsulter så det här blir ett utmärkt tillfälle för dig som är nyfiken på att se vad vi gör.

När? Onsdagen den 17 januari kl. 17.00 – 19.00 (Kom när det passar!)
Var? Sundbom & Partners, Kungsgatan 44, 5 tr.

Anmäl ditt intresse genom att skicka ett mejl till Helena Lindqvist, helena.lindqvist@sundbompartners.se

Välkommen!

Konsten att få resursplanering att fungera – del 1

Postad: 2016/09/27

Resursplanering är för många tjänsteföretag något affärskritiskt. Ändå är det relativt få som verkligen arbetar med detta på ett effektivt sätt. Den egenutvecklade Excelmodellen är fortfarande den mest etablerade lösningen ute i verklighetens landskap. För industrin har produktionsplanering varit en självklarhet i alla tider, med omfattande planeringsprocesser och systemstöd. Det anses vara ett kritiskt och absolut nödvändigt konkurrensmedel.

Men varför är det inte så inom tjänsteproducerande bolag?

Konsultbolag brukar prata om beläggningsplanering, bemanningsbolag om bemannings- planering. Allt är egentligen samma sak – resursplanering.

Man vill helt enkelt ha kontroll över resursernas beläggning – vad de ska arbeta med, vad ska de inte arbeta med, vem har för lite att göra och vem har för mycket att sysselsätta sig med?

Handen på hjärtat, hur många har egentligen fullständig kontroll över detta på en bolagsövergripande nivå? Vi skulle vilja dra det så långt som att det kanske rör sig om någon enstaka procent av landets konsultbolag som faktiskt har kommit så långt. Alla vill ha den kontrollen, men nästan ingen har tagit sig dit.

Att tidrapportera sin framtid

Tidrapportering avseende nedlagd tid är en självklarhet då den ligger till grund för faktureringen. Utan fakturering stannar verksamheten. Skulle man ifrågasätta detta faktum skulle man säkerligen betraktas som bättre lämpad att bedriva ideell affärsverksamhet.

Samma strikta syn har man dock ofta inte när det gäller att rapportera sin tänkta framtid. Det är dessvärre något som ständigt får stå åt sidan för andra saker i vår stressade tillvaro.

Det krävs att ledningen tänker nytt och vågar visa tydlighet kring hur personal registrerar sin tid. Det borde vara självklart att det ska gälla både dåtid och framtid.

I nästa blogginlägg går vi in på konkreta tips för hur man angriper denna svårlösta utmaning.

Mattias Gustafsson
Konsultchef och Produktansvarig
Sundbom & Partners AB

CFO-nätverkets sista träff för i år – GDPR på agendan

Postad: 2017/12/07

Den här dagen inledde vi med en CFO-träff, denna gång hos våra vänner på We Consulting. Ole Arvesen, Mind & Space, berättade om sina erfarenheter kring ett nyligen genomfört GDPR-projekt. Det blev lärorikt med intressanta diskussioner, stort tack till Ole och naturligtvis till er som deltog!

Konsten att få resursplanering att fungera – del 2

Postad: 2016/10/07

I förra blogginlägget startade vi en diskussion kring utmaningen att uppnå en effektiv resursplanering i ett tjänsteföretag. Vi har genom åren genomfört ett stort antal projekt inom detta område och har bland annat kommit fram till följande framgångsfaktorer:

  1. Ambitionsnivån
    Vissa företag drabbas av utmattningssymtom av sin resursplaneringsprocess. En alltför detaljerad planeringsnivå får ofta den motsatta effekten, att resurser ständigt behöver planeras om för att spegla den omvärld som ständigt förändras. De företag som lyckas bäst är de som lägger ambitionsnivån på en mer övergripande nivå.
  2. All tid ska planeras
    Resursplanering tenderar ofta att enbart beröra externa produktionsprojekt, dvs. uppdrag där vi kan fakturera tiden. Minst lika viktigt är att få en överblick över människors engagemang i interna projekt samt annan planerad frånvaro. Sker ingen aktiv planering kopplad till de olika tidstyperna är det omöjligt att upptäcka trånga sektorer, framtida rekryteringsbehov eller planerad frånvaro.
  3. Förankring av planeringsprocessen
    Vem ska planera och hur ofta? Ibland passar det bättre om medarbetaren planerar sin egen tid, i andra fall kan ansvaret ligga hos chefen eller hos någon central koordinator. Ofta handlar det om rent företagskulturella frågor. Oavsett var ansvaret landar är det många företag som inte förankrar planeringsprocessen ordentligt i organisationen eller följer upp att den faktiskt efterlevs. Man måste ha en ledning som vågar och har förmågan att peka med hela handen.
  4. Alltför komplexa verktyg
    Mjukvarubranschen har en tendens att maximera funktionaliteten i sina tillämpningar för att uppnå konkurrensfördelar. Det handlar om att bräcka varandra i jakten på kunder. Nackdelen för kunden blir ofta komplexa applikationer som knappt går att använda och som inte nyttjas till fullo för att tillmötesgå den egna verksamhetens behov. För att lyckas behöver verktygen vara enkla och pedagogiska så att viljan att underhålla planeringen hålls vid liv.
  5. Felaktigt upphandlingsfokus
    Har man nu kommit så långt så att man beslutat sig för att investera i ett resursplaneringsverktyg blir det ofta fel fokus i samband med upphandling. Man tenderar att lyssna på de fåtal procent av medarbetarna som har de mest komplexa behoven och det får styra val av verktyg. Konsekvensen av detta blir att den absoluta majoriteten av medarbetarna tvingas att arbeta i ett verktyg som helt enkelt är för mycket och gör vad de kan för att undvika verktyget, alltså ingen planering.

Tar man ovanstående punkter i beaktande har man mycket större möjlighet att lyckas med sin resursplanering. Förankra processen ordentligt i organisationen och inför den stegvis.

Nästa vecka går vi igenom vad som behöver göras efter ett systeminförande för att reusrplaneringen ska kunna underhållas på sikt.

Mattias Gustafsson
Konsultchef och Produktansvarig
Sundbom & Partners AB

Lyckat frukostseminarium om resursplanering

Postad: 2017/11/22

Idag startade vi dagen med att hålla ett litet frukostseminarium om resursplanering. Jonny Siikavaara berättade om Metrias resa under det senaste året och vår kollega Mattias visade produkten Silverbucket. Det var ett trevligt gäng som dök upp och god frukost fick vi också!

  


 

Konsten att få resursplanering att fungera – del 3

Postad: 2016/10/18

Förra veckan gav vi konkreta tips på vad man bör tänka på vid införandet av resursplanering i ett tjänsteföretag. Detta inlägg fokuserar på vad man bör göra för att få det att fungera över tid. Resursplanering har nämligen en tendens till att prioriteras ner och till slut helt rinna ut i sanden.

  1. Stegvis införande
    När man börjar arbeta aktivt med resursplanering i en organisation är det viktigt att det blir rätt och att ambitionsnivån hamnar på en hanterbar nivå, precis som vi skrev i förra inlägget. Vår erfarenhet visar att ett stegvis införande är att föredra jämfört med en ”Big Bang”. En hängiven och krävande enhet inom organisationen som går i bräschen och som sedan blir ambassadörer för det fortsatta införandet är ovärderligt, speciellt om planeringen kanske medför ett nytt företagskulturellt inslag.
  2. Best Practice
    Mot bakgrund av det stegvisa införandet skapar man ett ”Best Practice” som ska gälla för den övriga organisationens införande. Detta ska stödja de interna processerna, företagskulturen och den nödvändiga uppföljningen på ett optimalt sätt.
  3. Aktiv uppföljning
    För att resursplaneringen ska fungera över tid är det viktigt att det ställs krav på resultatet av planeringen. Planeringen ska inte ha ett egensyfte utan den ska fungera som ett underlag för olika former av beslut. Riktigt infört kan resursplanering ge ovärderlig input till kompetensutveckling, rekrytering, omprioriteringar, optimeringar och, till och med, avvecklingar. Frågor som kan besvaras med hjälp av planeringen är t ex vad vi tjänar pengar på framöver, var har vi underbeläggning/överbeläggning, vilka enheter är mest/minst lönsamma, hur ser framtida cashflow ut mm. Utan aktiv uppföljning har många svårt att se nyttan med resursplanering och då kommer underhållet av planeringen att fallera över tid.
  4. Integrationer till andra system
    Efter själva införandet brukar de flesta fundera över vilka andra källor som kan ”föda” systemet med information. Exempelvis finns historik i form att tidrapportering i affärssystemet och framtida uppdrag/projekt finns ofta i ett CRM-system. Själva planeringen ska kanske också uppdatera ett prognosverktyg. Detta leder då till olika former av integrationer till dessa system.
  5. Ständig förbättring
    Denna punkt torde vara självklar men kan inte nog poängteras som en av de viktigaste. Resursplaneringen och de verktyg som finns erbjuder mycket stora möjligheter till förbättringar och effektiviseringar. Ett konsultbolags resursplanering är lika viktig som ett industriföretags produktionsplanering. Det är för många en kulturförändring att genomföra planering på ett professionellt sätt och det gäller att genomföra det successivt vilket innebär att det alltid finns utrymme för förbättringar. Ha därför en mindre kärntrupp som hela tiden bevakar att planeringen underhålls och som också ansvarar för att uppnå ständig förbättring.

Följer ni råden från denna bloggserie är vi övertygade om att ni kommer att kunna jobba med resursplanering på ett mer effektivt och lönsamt sätt.

Mattias Gustafsson
Konsultchef och Produktansvarig
Sundbom & Partners AB

Tengbom väljer Silverbucket

Postad: 2017/11/01

Tengbom blir den 5:e arkitektfirman i ordningen som väljer Silverbucket sedan Sundbom & Partners blev formell återförsäljare av produkten i slutet av augusti 2016. De har under en tid utvärderat och använt Silverbucket inom vissa delar av organisationen men har nu beslutat att införa systemet på bred front i större delar av organisationen. Vi önskar stort lycka till och ser fram emot ett spännande samarbete.

 

Jobbar du med resurs- och projektplanering?

Postad: 2017/10/31

Visst vore det skönt att kunna lägga minimalt med tid på att planera resurser och projekt? Och på så vis få mer tid över till annat.

Kom och ät frukost med oss och samtidigt få lite tips på hur du kan effektivisera din planeringstid. Seminariet är kostnadsfritt.

Målgrupp: För dig som arbetar med någon form av resurs-, projekt- eller aktivitetsplanering.

Läs mer här!

Arkitekterna Krook & Tjäder effektiviserar sin resursplanering

Postad: 2017/10/13

För att ytterligare effektivisera och bli ännu mer proaktiva i sin resursplaneringsprocess är det med stor glädje som vi kan berätta att Arkitekterna Krook & Tjäder AB valt Silverbucket. I dagsläget har utrullning skett på Göteborgskontoret och planen är att inom kort även introducera Silverbucket på övriga kontor. Vi på Sundbom & Partners önskar Arkitekterna Krook & Tjäder stort lycka till!