Maconomy användarträff i Göteborg

När ni uppgraderar eller byter affärssystem hamnar ni oftast i molnet. Vad innebär det egentligen för er?

I samband med större systemförändringar ska man passa på att framtidssäkra sitt system och säkerställa att systemet stödjer alla affärsprocesser. Vi är specialister på konsultföretagens processer och har bistått många kunder i transformering, inte minst i samband med konvertering till molnlösningar. Det kan vara en bra idé att ta professionell hjälp med behovsanalys och att ta fram beslutsunderlag som pekar på uppgradering eller nyinstallation.

Vi kan bland annat hjälpa till med:

• Utvärdering av er ekonomimodell – stödjer befintlig modell er rapportering och budgetmodell?
  När gjordes senaste översyn? Kanske har verksamheter sålts eller tillkommit.
• Identifiering av vilken/vilka processer /områden som behöver översyn före uppgradering alternativt systembyte.
• Genomgång av förteckning av så kallade anpassningar.
• Genomgång av nuvarande integrationer mot affärssystemet.

Ovanstående gäller oberoende av vilket affärssystem ni använder idag.

Vårt specialistområde är tid- och projektrelaterad verksamhet kopplat till redovisning. Där finns ett flertal frågor man behöver ställa sig. Hur hänger egentligen projektmodellen ihop med linjeorganisationen i er ekonomimodell? Har varje begrepp en tydlig definition som betyder samma sak för olika delar i organisationen? Har kontoplanen vuxit med åren i stället för nya konterings- och rapporteringsbegrepp?

Läs gärna mer om våra tjänster kring systemanalys här.

Har du några frågor är du varmt välkommen att kontakta någon av oss. Kontaktuppgifter hittar du här.

Vi hälsar Ulrika Jentler varmt välkommen till vårt interna team då hon i januari har tillträtt som konsultchef för en av konsultgrupperna i Stockholm. Ulrika känner vi väl till sen tidigare då hon har jobbat på Sundbom & Partners sen 2019. Hon har 20 års erfarenhet av att arbeta med ekonomiprocesser, främst inom projekthantering och fakturering. Hon har haft olika ledande roller såsom team leader, projektledare, fakturaansvarig och processansvarig. Har hållit många utbildningar och skött upplärning av nya medarbetare. Ulrika är dessutom en mycket omtyckt medarbetare så hon kommer passa utmärkt för sin nya roll!

Från och med första januari 2024 tar Yvonne Gugg över som vd på Sundbom & Partners AB. Yvonne har varit aktiv i bolaget sedan 2017 och har haft rollen som vice vd och konsultchef de senaste åren. Förutom vd-rollen kommer Yvonne fortsätta arbeta med försäljning.

Per Sundbom, som grundade bolaget 2008 och har varit vd större delen av tiden, övergår till en mer affärsutvecklande roll i moderbolaget Sundbom Group och fortsätter även som vd i moderbolaget på deltid. I Pers åtagande ingår även att sitta i gruppens styrelser.

”Det känns som en perfekt lösning att, efter 16 år, kunna lämna över det operativa till Yvonne. Hon känner bolaget utan och innan och kan verksamheten och känner kunderna. Yvonne är också en kulturbärare och kan se till att vi fortsätter att vårda vår värdegrund”, säger Per Sundbom

”Det ska bli verkligt roligt och utmanande att ta över efter Per”, säger Yvonne. ”Sundbom & Partners är ett fantastiskt företag med otroliga medarbetare och en härlig kultur. Vi kommer fortsätta med att utveckla verksamheten, för att på bästa sätt fortsatt stötta våra kunder kring deras affärssystem och ekonomifunktion.”

Läs gärna om Sundbom & Partners erbjudande här.

Vid eventuella frågor är ni välkomna att kontakta:

Per Sundbom, vd Sundbom Group AB, per.sundbom@sundbompartners.se, 070-590 81 30
Yvonne Gugg, vd Sundbom & Partners AB, yvonne.gugg@sundbompartners.se, 070-315 17 03

Ännu ett år går mot sitt slut. Det är Sundbom & Partners 16:e år och det har varit mycket utmanande. Räntor och inflation har stigit till nivåer vi inte sett på många år och ovanpå det har vi en mycket osäker omvärld med krig både här och där och en klimatsituation som blir värre för varje dag. Det gör att konjunkturen har vikit och många verksamheter har det tufft.

Sundbom & Partners med systerbolagen Project Software och PX Expert har under 2023 kämpat på och vi fortsätter, trots läget, att tjäna pengar vilket vi är mycket stolta för. Detta tack vare otroligt lojala och duktiga medarbetare och samarbetspartners men också fantastiska kunder. Vi får heller inte glömma vår fantastiska ägare Lyvia Group som ger oss stöttning och trygghet.

Under året har vi haft förmånen att stärka vår leverans till flera stora kunder, både inom och utanför vår huvudnisch – konsultbolag. Vi genomförde i oktober en fantastisk kickoff i Juan-les-pins på franska rivieran för att fira vårt 15-årsjubileum. Det var faktiskt helt magiskt!

Vi ser nu fram emot ett nytt år som säkert kommer att bli utmanande på många sätt, beroende på vad som händer i samhället. Sundbom & Partners går dock in i det nya året med stor tillförsikt och vi är redo att anta kommande utmaningar.

Vi vill därmed önska alla våra samarbetspartners och kunder en härlig och fridfull Jul och ett Gott Nytt 2024!

Hälsar

Per Sundbom
VD och Grundare

Förstå vikten av systemdokumentation:
Lagkrav och verkligheten i svenska företag

Orvar Lindbäck hos oss har hjälpt många av våra kunder med systemdokumentation.

Idag vill vi ta upp en viktig aspekt av företagsverksamhet som ofta förbises, nämligen systemdokumentation. Om du driver ett företag i Sverige finns det en lagstadgad skyldighet som du måste vara medveten om, nämligen kravet på systemdokumentation enligt 5 kap. 11 § BFL (Bokföringslagen).

Det är inte ovanligt att höra företagare säga, ”Vi har inte tid för sådana dokument” eller ”Vad är egentligen systemdokumentation?” Men detta är något som alla företag måste ta på allvar. I det här blogginlägget kommer vi fördjupa oss i ämnet systemdokumentation, vad det innebär, och hur det kan gynna din verksamhet. För att belysa detta kommer vi även att referera till tolkningen av lagen enligt BFNAR 2013:2.

Vad är Systemdokumentation?

För att förstå vikten av systemdokumentation är det första steget att definiera vad detta innebär. Systemdokumentation är, som namnet antyder, en samling dokument som beskriver och dokumenterar företagets ekonomiska system och rutiner. Denna dokumentation är avsedd att ge en heltäckande bild av företagets bokföring och finansiella hantering.

Systemdokumentation innefattar vanligtvis följande komponenter:

• Organisationsbeskrivning:
  En översikt av företagets struktur och organisation, inklusive roller och ansvar för de som är involverade i ekonomihanteringen.
• Rutiner och processer:
  En detaljerad beskrivning av de rutiner och processer som används för att hantera bokföring, fakturering, betalningar och andra ekonomiska transaktioner.
• Dokumentation av system:
  En inventering av de system och program som används för att underlätta ekonomihanteringen, inklusive programvara för bokföring och arkivering.
• Behandlingshistorik:
  En viktig del av systemdokumentationen är att dokumentera behandlingshistoriken av ekonomiska transaktioner. Detta innebär att varje transaktion, från fakturering till betalning och arkivering, noggrant registreras och spåras.
• Arkivplan:
  En strukturerad plan för hur ekonomisk information och dokumentation ska arkiveras och förvaras under en längre tidsperiod.

Lagen kräver Systemdokumentation enligt 5 kap. 11 § BFL

Nu när vi har en grundläggande förståelse för vad systemdokumentation är, låt oss titta närmare på lagkravet som reglerar detta i Sverige. Enligt 5 kap. 11 § BFL (Bokföringslagen) är det obligatoriskt för alla företag att ha systemdokumentation som ger en rättvisande bild av företagets ekonomiska situation. Denna paragraf är tydlig och kräver att företag upprättar och förvarar den dokumentation som krävs enligt god bokföringssed.

Detta lagkrav är inte nytt och har funnits under en lång tid för att säkerställa att företag följer god praxis och att ekonomin är transparent och rättvisande. Detta är avgörande för att skapa förtroende bland affärspartners, kunder och myndigheter.

Varför systemdokumentation är väsentlig för ditt företag

Nu när vi har fastställt lagkravet för systemdokumentation, är det dags att titta på varför detta är så viktigt för ditt företag. Här är några skäl att överväga:

• Följa Lagen och undvika påföljder:
  Som vi har nämnt tidigare är det ett lagkrav att ha systemdokumentation. Om du inte uppfyller detta krav kan du utsättas för böter eller andra påföljder. Att vara i linje med lagen är därför avgörande för att undvika juridiska problem.
• Transparens och Förtroende:
  Genom att ha en korrekt och uppdaterad systemdokumentation visar du att ditt företag är transparent och ärligt i sin ekonomiska hantering. Detta skapar förtroende hos dina affärspartners, investerare och kunder.
• Effektiv Ekonomihantering:
  En tydlig och strukturerad systemdokumentation gör det enklare att hantera företagets ekonomi. Det hjälper dig att hålla koll på transaktioner, betalningar, fakturor och andra ekonomiska processer. Detta kan i sin tur leda till effektivare ekonomihantering och kostnadsbesparingar.
• Underlättar Revisioner:
  Om du någonsin blir föremål för en revision från Skatteverket eller andra myndigheter kommer en väldokumenterad systemdokumentation att göra processen smidigare och mindre stressig.
• Riskhantering:
  Genom att ha en väl dokumenterad systemdokumentation kan du också bättre hantera och minimera risker relaterade till ekonomihantering. Du kan snabbt upptäcka och åtgärda eventuella fel eller oegentligheter.

Tolkningen av Lagen enligt BFNAR 2013:2

För att ge ytterligare klarhet om lagkravet och tolkningen av systemdokumentationen kan vi hänvisa till BFNAR 2013:2. Det dokumentet, som är utfärdat av Bokföringsnämnden, ger vägledning om hur lagen bör tolkas och tillämpas.

Enligt BFNAR 2013:2 ska systemdokumentation vara ”fullständig och relevant för att uppfylla syftet med att säkerställa en rättvisande bild av företagets ekonomiska situation”. Detta innebär att dokumentationen måste vara detaljerad nog att ge en helhetsbild av ekonomiska transaktioner och processer, samtidigt som den ska vara anpassad efter företagets storlek och komplexitet.

Tolkningen understryker också vikten av att uppdatera dokumentationen regelbundet och se till att den är i linje med eventuella förändringar i företagets ekonomiska system och rutiner.

Vårt Erbjudande: Hjälp med att ta fram din systemdokumentation

Nu när du förstår vikten av systemdokumentation och lagkravet enligt 5 kap. 11 § BFL, kanske du undrar hur du ska gå till väga för att upprätta och underhålla detta viktiga dokument. Här är där vi kommer in i bilden!

Vi erbjuder specialiserade tjänster för att hjälpa företag med att skapa och upprätthålla sin systemdokumentation. Vårt team av experter har lång erfarenhet av ekonomihantering och dokumentationskrav. Vi kan hjälpa dig att skapa en detaljerad och anpassad systemdokumentation som uppfyller alla lagkrav och bäst passar ditt företags behov.

Fördelarna med att anlita oss inkluderar:

• Professionell Expertis:
  Våra experter har gedigen kunskap om lagen och riktlinjerna för systemdokumentation. Du kan därför vara säker på att din dokumentation kommer att vara i överensstämmelse med kraven.
• Tidsbesparing:
  Att skapa systemdokumentation kan vara tidskrävande. När du anlitar oss kan du fokusera på att driva ditt företag medan vi tar hand om dokumentationsarbetet åt dig.
• Anpassade Lösningar:
  Vi förstår att varje företag är unikt. Vi skräddarsyr din systemdokumentation för att passa just din verksamhet.

Sammanfattning: Varför systemdokumentation är nödvändig

I dagens affärsvärld är systemdokumentation inte bara ett krav enligt lagen, det är också en avgörande del av en sund och välfungerande verksamhet. Genom att ha en korrekt dokumentation på plats kan du uppfylla lagkrav, bygga förtroende, effektivisera din ekonomihantering och minimera risker.

Om du känner att systemdokumentation är något du behöver hjälp med, tveka inte att kontakta oss. Vi är här för att guida och stödja dig genom hela processen och se till att du har en systemdokumentation som uppfyller alla krav.

Vi ser fram emot att hjälpa dig att skapa en relevant systemdokumentation för ditt företag. Ni är varmt välkomna att kontakta oss när ni behöver oss:

Orvar Lindbäck
+46 70 370 14 67
 orvar.lindback@sundbompartners.se

Eller någon av oss andra på Sundbom & Partners. Kontaktuppgifter hittar du här.

Det stora teknikbolaget som vi samarbetat med i många år var i behov av en konsult som hade stor förståelse för den typen av verksamhet i kombination med redovisningsmässig kompetens. En av våra ekonomikonsulter kom in och har nu under det senaste året verkat som Business Controller och haft det ekonomiska ansvaret för den berörda affärsenheten. Konsulten har bland annat:

• Ingått i ledningsgrupperna för affärsenheten och regionerna
• Löpande kontrollerat och följt upp affärsenhetens/regionens resultat
• Följt upp och säkerställt rätt värdering i uppdragen samt stöttat uppdragsledare vid uppstart, hantering och avslut av uppdrag
• Hjälpt verksamheten i samband med anbud och kalkylering
• Ansvarat för att månads-, kvartals-, och årsbokslut för affärsenheten/regionen är komplett och korrekt värderat enligt bolagets policy samt gällande lagar och regler
• Bistått affärsenhets/regionledningen med analyser och underlag till beslut
• Ansvarat för att ställa samman regionens totala prognos och budget
• Varit aktiv projektledare i övergången till en ny uppdragsprocess

”Konsulten har visat hög samarbetsförmåga och utfört sina arbetsuppgifter på ett utmärkt sätt. Har en mycket positiv och social framtoning och har varit mycket uppskattad bland andra medarbetare som kollega såväl som av organisationen. Jag vill med detta betyg ge konsulten mina allra bästa rekommendationer och önska all lycka i framtiden.” säger uppdragsgivaren.

Konsulten själv har trivts mycket bra och är nu spänd på vilka nya utmaningar som väntar hos nästa kund.

Behöver ni hjälp av en Business Controller eller annan ekonom är ni varmt välkomna att kontakta oss.

📞 +46 8 545 439 00
📧 info@sundbompartners.se

Det går även bra att ta kontakt via vårt formulär som ni hittar här.