Affärssystem – vad är ert behov?

När ni uppgraderar eller byter affärssystem hamnar ni oftast i molnet. Vad innebär det egentligen för er?

I samband med större systemförändringar ska man passa på att framtidssäkra sitt system och säkerställa att systemet stödjer alla affärsprocesser. Vi är specialister på konsultföretagens processer och har bistått många kunder i transformering, inte minst i samband med konvertering till molnlösningar. Det kan vara en bra idé att ta professionell hjälp med behovsanalys och att ta fram beslutsunderlag som pekar på uppgradering eller nyinstallation.

Vi kan bland annat hjälpa till med:

• Utvärdering av er ekonomimodell – stödjer befintlig modell er rapportering och budgetmodell?
  När gjordes senaste översyn? Kanske har verksamheter sålts eller tillkommit.
• Identifiering av vilken/vilka processer /områden som behöver översyn före uppgradering alternativt systembyte.
• Genomgång av förteckning av så kallade anpassningar.
• Genomgång av nuvarande integrationer mot affärssystemet.

Ovanstående gäller oberoende av vilket affärssystem ni använder idag.

Vårt specialistområde är tid- och projektrelaterad verksamhet kopplat till redovisning. Där finns ett flertal frågor man behöver ställa sig. Hur hänger egentligen projektmodellen ihop med linjeorganisationen i er ekonomimodell? Har varje begrepp en tydlig definition som betyder samma sak för olika delar i organisationen? Har kontoplanen vuxit med åren i stället för nya konterings- och rapporteringsbegrepp?

Läs gärna mer om våra tjänster kring systemanalys här.

Har du några frågor är du varmt välkommen att kontakta någon av oss. Kontaktuppgifter hittar du här.

Vi hälsar Ulrika Jentler varmt välkommen till vårt interna team då hon i januari har tillträtt som konsultchef för en av konsultgrupperna i Stockholm. Ulrika känner vi väl till sen tidigare då hon har jobbat på Sundbom & Partners sen 2019. Hon har 20 års erfarenhet av att arbeta med ekonomiprocesser, främst inom projekthantering och fakturering. Hon har haft olika ledande roller såsom team leader, projektledare, fakturaansvarig och processansvarig. Har hållit många utbildningar och skött upplärning av nya medarbetare. Ulrika är dessutom en mycket omtyckt medarbetare så hon kommer passa utmärkt för sin nya roll!

Från och med första januari 2024 tar Yvonne Gugg över som vd på Sundbom & Partners AB. Yvonne har varit aktiv i bolaget sedan 2017 och har haft rollen som vice vd och konsultchef de senaste åren. Förutom vd-rollen kommer Yvonne fortsätta arbeta med försäljning.

Per Sundbom, som grundade bolaget 2008 och har varit vd större delen av tiden, övergår till en mer affärsutvecklande roll i moderbolaget Sundbom Group och fortsätter även som vd i moderbolaget på deltid. I Pers åtagande ingår även att sitta i gruppens styrelser.

”Det känns som en perfekt lösning att, efter 16 år, kunna lämna över det operativa till Yvonne. Hon känner bolaget utan och innan och kan verksamheten och känner kunderna. Yvonne är också en kulturbärare och kan se till att vi fortsätter att vårda vår värdegrund”, säger Per Sundbom

”Det ska bli verkligt roligt och utmanande att ta över efter Per”, säger Yvonne. ”Sundbom & Partners är ett fantastiskt företag med otroliga medarbetare och en härlig kultur. Vi kommer fortsätta med att utveckla verksamheten, för att på bästa sätt fortsatt stötta våra kunder kring deras affärssystem och ekonomifunktion.”

Läs gärna om Sundbom & Partners erbjudande här.

Vid eventuella frågor är ni välkomna att kontakta:

Per Sundbom, vd Sundbom Group AB, per.sundbom@sundbompartners.se, 070-590 81 30
Yvonne Gugg, vd Sundbom & Partners AB, yvonne.gugg@sundbompartners.se, 070-315 17 03

Ännu ett år går mot sitt slut. Det är Sundbom & Partners 16:e år och det har varit mycket utmanande. Räntor och inflation har stigit till nivåer vi inte sett på många år och ovanpå det har vi en mycket osäker omvärld med krig både här och där och en klimatsituation som blir värre för varje dag. Det gör att konjunkturen har vikit och många verksamheter har det tufft.

Sundbom & Partners med systerbolagen Project Software och PX Expert har under 2023 kämpat på och vi fortsätter, trots läget, att tjäna pengar vilket vi är mycket stolta för. Detta tack vare otroligt lojala och duktiga medarbetare och samarbetspartners men också fantastiska kunder. Vi får heller inte glömma vår fantastiska ägare Lyvia Group som ger oss stöttning och trygghet.

Under året har vi haft förmånen att stärka vår leverans till flera stora kunder, både inom och utanför vår huvudnisch – konsultbolag. Vi genomförde i oktober en fantastisk kickoff i Juan-les-pins på franska rivieran för att fira vårt 15-årsjubileum. Det var faktiskt helt magiskt!

Vi ser nu fram emot ett nytt år som säkert kommer att bli utmanande på många sätt, beroende på vad som händer i samhället. Sundbom & Partners går dock in i det nya året med stor tillförsikt och vi är redo att anta kommande utmaningar.

Vi vill därmed önska alla våra samarbetspartners och kunder en härlig och fridfull Jul och ett Gott Nytt 2024!

Hälsar

Per Sundbom
VD och Grundare

Förstå vikten av systemdokumentation:
Lagkrav och verkligheten i svenska företag

Orvar Lindbäck hos oss har hjälpt många av våra kunder med systemdokumentation.

Idag vill vi ta upp en viktig aspekt av företagsverksamhet som ofta förbises, nämligen systemdokumentation. Om du driver ett företag i Sverige finns det en lagstadgad skyldighet som du måste vara medveten om, nämligen kravet på systemdokumentation enligt 5 kap. 11 § BFL (Bokföringslagen).

Det är inte ovanligt att höra företagare säga, ”Vi har inte tid för sådana dokument” eller ”Vad är egentligen systemdokumentation?” Men detta är något som alla företag måste ta på allvar. I det här blogginlägget kommer vi fördjupa oss i ämnet systemdokumentation, vad det innebär, och hur det kan gynna din verksamhet. För att belysa detta kommer vi även att referera till tolkningen av lagen enligt BFNAR 2013:2.

Vad är Systemdokumentation?

För att förstå vikten av systemdokumentation är det första steget att definiera vad detta innebär. Systemdokumentation är, som namnet antyder, en samling dokument som beskriver och dokumenterar företagets ekonomiska system och rutiner. Denna dokumentation är avsedd att ge en heltäckande bild av företagets bokföring och finansiella hantering.

Systemdokumentation innefattar vanligtvis följande komponenter:

• Organisationsbeskrivning:
  En översikt av företagets struktur och organisation, inklusive roller och ansvar för de som är involverade i ekonomihanteringen.
• Rutiner och processer:
  En detaljerad beskrivning av de rutiner och processer som används för att hantera bokföring, fakturering, betalningar och andra ekonomiska transaktioner.
• Dokumentation av system:
  En inventering av de system och program som används för att underlätta ekonomihanteringen, inklusive programvara för bokföring och arkivering.
• Behandlingshistorik:
  En viktig del av systemdokumentationen är att dokumentera behandlingshistoriken av ekonomiska transaktioner. Detta innebär att varje transaktion, från fakturering till betalning och arkivering, noggrant registreras och spåras.
• Arkivplan:
  En strukturerad plan för hur ekonomisk information och dokumentation ska arkiveras och förvaras under en längre tidsperiod.

Lagen kräver Systemdokumentation enligt 5 kap. 11 § BFL

Nu när vi har en grundläggande förståelse för vad systemdokumentation är, låt oss titta närmare på lagkravet som reglerar detta i Sverige. Enligt 5 kap. 11 § BFL (Bokföringslagen) är det obligatoriskt för alla företag att ha systemdokumentation som ger en rättvisande bild av företagets ekonomiska situation. Denna paragraf är tydlig och kräver att företag upprättar och förvarar den dokumentation som krävs enligt god bokföringssed.

Detta lagkrav är inte nytt och har funnits under en lång tid för att säkerställa att företag följer god praxis och att ekonomin är transparent och rättvisande. Detta är avgörande för att skapa förtroende bland affärspartners, kunder och myndigheter.

Varför systemdokumentation är väsentlig för ditt företag

Nu när vi har fastställt lagkravet för systemdokumentation, är det dags att titta på varför detta är så viktigt för ditt företag. Här är några skäl att överväga:

• Följa Lagen och undvika påföljder:
  Som vi har nämnt tidigare är det ett lagkrav att ha systemdokumentation. Om du inte uppfyller detta krav kan du utsättas för böter eller andra påföljder. Att vara i linje med lagen är därför avgörande för att undvika juridiska problem.
• Transparens och Förtroende:
  Genom att ha en korrekt och uppdaterad systemdokumentation visar du att ditt företag är transparent och ärligt i sin ekonomiska hantering. Detta skapar förtroende hos dina affärspartners, investerare och kunder.
• Effektiv Ekonomihantering:
  En tydlig och strukturerad systemdokumentation gör det enklare att hantera företagets ekonomi. Det hjälper dig att hålla koll på transaktioner, betalningar, fakturor och andra ekonomiska processer. Detta kan i sin tur leda till effektivare ekonomihantering och kostnadsbesparingar.
• Underlättar Revisioner:
  Om du någonsin blir föremål för en revision från Skatteverket eller andra myndigheter kommer en väldokumenterad systemdokumentation att göra processen smidigare och mindre stressig.
• Riskhantering:
  Genom att ha en väl dokumenterad systemdokumentation kan du också bättre hantera och minimera risker relaterade till ekonomihantering. Du kan snabbt upptäcka och åtgärda eventuella fel eller oegentligheter.

Tolkningen av Lagen enligt BFNAR 2013:2

För att ge ytterligare klarhet om lagkravet och tolkningen av systemdokumentationen kan vi hänvisa till BFNAR 2013:2. Det dokumentet, som är utfärdat av Bokföringsnämnden, ger vägledning om hur lagen bör tolkas och tillämpas.

Enligt BFNAR 2013:2 ska systemdokumentation vara ”fullständig och relevant för att uppfylla syftet med att säkerställa en rättvisande bild av företagets ekonomiska situation”. Detta innebär att dokumentationen måste vara detaljerad nog att ge en helhetsbild av ekonomiska transaktioner och processer, samtidigt som den ska vara anpassad efter företagets storlek och komplexitet.

Tolkningen understryker också vikten av att uppdatera dokumentationen regelbundet och se till att den är i linje med eventuella förändringar i företagets ekonomiska system och rutiner.

Vårt Erbjudande: Hjälp med att ta fram din systemdokumentation

Nu när du förstår vikten av systemdokumentation och lagkravet enligt 5 kap. 11 § BFL, kanske du undrar hur du ska gå till väga för att upprätta och underhålla detta viktiga dokument. Här är där vi kommer in i bilden!

Vi erbjuder specialiserade tjänster för att hjälpa företag med att skapa och upprätthålla sin systemdokumentation. Vårt team av experter har lång erfarenhet av ekonomihantering och dokumentationskrav. Vi kan hjälpa dig att skapa en detaljerad och anpassad systemdokumentation som uppfyller alla lagkrav och bäst passar ditt företags behov.

Fördelarna med att anlita oss inkluderar:

• Professionell Expertis:
  Våra experter har gedigen kunskap om lagen och riktlinjerna för systemdokumentation. Du kan därför vara säker på att din dokumentation kommer att vara i överensstämmelse med kraven.
• Tidsbesparing:
  Att skapa systemdokumentation kan vara tidskrävande. När du anlitar oss kan du fokusera på att driva ditt företag medan vi tar hand om dokumentationsarbetet åt dig.
• Anpassade Lösningar:
  Vi förstår att varje företag är unikt. Vi skräddarsyr din systemdokumentation för att passa just din verksamhet.

Sammanfattning: Varför systemdokumentation är nödvändig

I dagens affärsvärld är systemdokumentation inte bara ett krav enligt lagen, det är också en avgörande del av en sund och välfungerande verksamhet. Genom att ha en korrekt dokumentation på plats kan du uppfylla lagkrav, bygga förtroende, effektivisera din ekonomihantering och minimera risker.

Om du känner att systemdokumentation är något du behöver hjälp med, tveka inte att kontakta oss. Vi är här för att guida och stödja dig genom hela processen och se till att du har en systemdokumentation som uppfyller alla krav.

Vi ser fram emot att hjälpa dig att skapa en relevant systemdokumentation för ditt företag. Ni är varmt välkomna att kontakta oss när ni behöver oss:

Orvar Lindbäck
+46 70 370 14 67
 orvar.lindback@sundbompartners.se

Eller någon av oss andra på Sundbom & Partners. Kontaktuppgifter hittar du här.

Det stora teknikbolaget som vi samarbetat med i många år var i behov av en konsult som hade stor förståelse för den typen av verksamhet i kombination med redovisningsmässig kompetens. En av våra ekonomikonsulter kom in och har nu under det senaste året verkat som Business Controller och haft det ekonomiska ansvaret för den berörda affärsenheten. Konsulten har bland annat:

• Ingått i ledningsgrupperna för affärsenheten och regionerna
• Löpande kontrollerat och följt upp affärsenhetens/regionens resultat
• Följt upp och säkerställt rätt värdering i uppdragen samt stöttat uppdragsledare vid uppstart, hantering och avslut av uppdrag
• Hjälpt verksamheten i samband med anbud och kalkylering
• Ansvarat för att månads-, kvartals-, och årsbokslut för affärsenheten/regionen är komplett och korrekt värderat enligt bolagets policy samt gällande lagar och regler
• Bistått affärsenhets/regionledningen med analyser och underlag till beslut
• Ansvarat för att ställa samman regionens totala prognos och budget
• Varit aktiv projektledare i övergången till en ny uppdragsprocess

”Konsulten har visat hög samarbetsförmåga och utfört sina arbetsuppgifter på ett utmärkt sätt. Har en mycket positiv och social framtoning och har varit mycket uppskattad bland andra medarbetare som kollega såväl som av organisationen. Jag vill med detta betyg ge konsulten mina allra bästa rekommendationer och önska all lycka i framtiden.” säger uppdragsgivaren.

Konsulten själv har trivts mycket bra och är nu spänd på vilka nya utmaningar som väntar hos nästa kund.

Behöver ni hjälp av en Business Controller eller annan ekonom är ni varmt välkomna att kontakta oss.

📞 +46 8 545 439 00
📧 info@sundbompartners.se

Det går även bra att ta kontakt via vårt formulär som ni hittar här.

Effektivt införande av nytt affärssystem:

Varför rätt bemanning är avgörande

Introduktion:

Ett införande av nytt affärssystem är en av de största och mest betydande förändringarna en organisation kan göra. Det kan bidra till effektivisering, ökad produktivitet och bättre resultat. Men alltför ofta underskattas den tidsåtgång och de interna resurser som krävs för ett framgångsrikt systeminförande. I det här inlägget kommer vi därför granska problemet med tidsåtgång vid införandet av nya system och bena ut hur det kan lösas med rätt bemanning och användning av konsulter.

Underskattad tidsåtgång: En vanlig fallgrop

Ett av de vanligaste misstagen vid systeminföranden är att underskatta tidsåtgången. Det är enkelt att vara optimistisk i början och tro att det hela kommer att gå smidigt, men verkligheten är ofta mer komplex än så. Här är några nyckelområden där tidsåtgången ofta underskattas:

Kravanalys:
Att förstå och dokumentera organisationens exakta krav tar tid. Detta inkluderar att involvera olika avdelningar och användare för att säkerställa att systemet uppfyller deras behov.

Anpassning och Integration:
Många organisationer behöver anpassa det nya systemet för att passa deras specifika arbetsflöden och behov. Dessutom kräver integrationen med andra system noggranna tester och eventuell anpassning.

Användarutbildning:
Att utbilda användarna på det nya systemet är en tidskrävande uppgift. Det inkluderar bland annat att skapa utbildningsmaterial, schemalägga utbildningspass och ge användarna tid att anpassa sig.

Testning och Validering:
För att säkerställa att allt fungerar som det ska krävs omfattande testning och validering. Det tar tid och många medarbetare i anspråk.

Datamigrering:
Att flytta befintliga data till det nya systemet är en kritisk uppgift. Dels för att det sällan är en enkel process och det kan dessutom kräva mycket tid för tvättning, konvertering och testning.

Bemanning och Interna Resurser

För att effektivt hantera tidsåtgången är det av yttersta vikt att ha adekvat bemanning och tillräckliga interna resurser tillgängliga. Därför är det nödvändigt att inte underskatta behovet av rätt bemanning, eftersom detta kan resultera i förseningar och därmed ökade kostnader. Här är några betydelsefulla överväganden att beakta:

Kompetensnivå
Att ha personal med rätt kompetens och erfarenhet är avgörande. Förståelsen för komplexiteten i ett affärssystemsbyte är nödvändig.

Dedikation
Att ha tillräckligt med personal och resurser som är dedikerade till projektet är viktigt. Att överbelasta personalen med andra uppgifter kan leda till kvalitetsproblem och förseningar.

Projektledning
En erfaren intern projektledare är avgörande för att hålla projektet på rätt spår och hantera tidsåtgången.

Reservresurser
Att ha en plan för att hantera oförutsedda problem eller utmaningar som kan uppstå under projektet är viktigt. Dessutom krävs tillgång till backup för att hantera eventuella förseningar.

Konsulter – Expertis utifrån

En lösning på problemet med underskattad tidsåtgång är att ta in konsulter med erfarenhet inom affärssystemsbyten. Dessa experter kan erbjuda ovärderlig hjälp på flera sätt:

Erfarenhet
Konsulter med bred erfarenhet har hanterat liknande projekt tidigare. De kan erbjuda insikter och expertis som hjälper till att undvika vanliga fallgropar.

Lägg fokus på det nya systemet
Erfarna konsulter kan ta över löpande arbete i det gamla systemet, medan egen personal fokuserar på att införa det nya systemet.

Objektivitet
Externa konsulter kan erbjuda en objektiv synvinkel och utmana befintliga arbetssätt och antaganden.

Effektivitet
Konsulter kan arbeta effektivt och fokusera på de mest kritiska uppgifterna utan att distraheras av interna politiska spel.

Kvalitetssäkring
Konsulter kan hjälpa till med kvalitetssäkring och testning och därmed minimera risken för fel och problem efter lansering.

Lärdomar från framgångsrika projekt

För att undvika problem med tidsåtgång och bemanning kan det vara värt att titta på lärdomar från framgångsrika projekt:

Realistiska Tidsplaner
Var realistisk när du bedömer hur lång tid projektet kommer att ta. Det är bättre att planera för extra tid än att bli överraskad av förseningar.

Användardeltagande
Involvera användare tidigt och ofta. Deras feedback och engagemang kan hjälpa till att undvika förseningar orsakade av oanvändbara funktioner.

Frigör personal
Se till att de personer som ska arbeta med införande av nya systemet också får tid för detta, kan med fördel göras genom att låta konsulter ta över löpande arbetsuppgifter.

Kommunikation
Öppen och regelbunden kommunikation med alla inblandade parter är avgörande. Det hjälper till att undvika överraskningar och missförstånd.

Förvaltning
Ett affärssystemsbyte är inte över när det nya systemet lanseras. Planera för långsiktig support och underhåll.

Slutsatser

Ett införande av nytt affärssystem är en komplex och tidskrävande process. Om man underskattar tidsåtgången leder det till problem och överskriden budget. Därför är det avgörande att ha rätt bemanning och interna resurser. Att ta in konsulter med erfarenhet kan vara en viktig del av lösningen. Som vår kund uttryckte det, ”Det var helt rätt prioritet att ta in en senior konsult. Han vågade verkligen utmana och ifrågasätta. Det blir så mycket lättare att ha med sig en person med bred erfarenhet i ryggen i ett sådant här omfattande projekt.”

I slutändan är målet att göra ett systeminförande så smidigt och framgångsrikt som möjligt. Det innebär att ta tidsåtgången på allvar och använda rätt resurser och konsulter när det behövs.

Avslutande ord

Vi hoppas att detta inlägg har hjälpt dig att förstå vikten av att ha rätt tidsåtgång och resurser vid införande av ett nytt affärssystem. Om du vill veta mer om hur vi kan stödja dig i ditt affärssystemsbyte, tveka inte att kontakta oss:

Orvar Lindbäck
+46 70 370 14 67
 orvar.lindback@sundbompartners.se

Det går också bra att kontakta någon av oss andra på Sundbom & Partners. Kontaktuppgifter hittar du här.

Varje år på hösten tar vi med oss alla konsulter och åker i väg på kickoff. Ibland i Sverige, andra gånger utomlands. Eftersom vi nu firar 15 år ville vi slå på stort så i år åkte vi till Franska Rivieran! Vi bodde på ett hotell i den lilla orten Juan-les-Pins som hör till Antibes. Våra kickoffer blir alltid mycket lyckade, inte minst den här. Vi har förenat nytta med nöje då vi hunnit med konferens, team building, utflykt, god mat och dryck, bad och massor av skratt.

Givetvis vill vi dela med oss av lite bilder från resan;

Ett taggat gäng som precis kommit fram till hotellet.

Konferens.

Goda och trevliga luncher och middagar!

Team building på stranden.

Utflykt till den mysiga lilla bergsbyn Saint-Paul-de-Vence.

Besökte sen en vingård i närheten.

Utsikt över Nice.

Visst ser det trevligt ut? Är du ekonom eller affärsystemkunnig och blir sugen på att följa med på våra kommande resor? Välkommen att läsa mer om hur det är att jobba hos oss här.

Det går också bra att kontakta HR-chef Katarina Granstrand via e-post: katarina.granstrand@sundbompartners.se eller på telefon: +46 73 343 41 69.

Just nu kan ni läsa om Sundbom & Partners i Svenska Dagbladets Ekonomi-bilaga. Per Sundbom, grundare och VD, och Helena Lindqvist, Marknadsansvarig, berättar om vår verksamhet och vad vi kan erbjuda våra kunder. Vi har laddat upp artikeln så även ni som inte är prenumeranter har möjlighet att läsa.

Läs artikeln här!

Är du fortsatt nyfiken på våra tjänster och hur vi skulle kunna hjälpa er med ert affärssystem eller ekonomifunktion är ni varmt välkomna att kontakta Per Sundbom:

📧 per.sundbom@sundbompartners.se
📞 +46 70 590 81 30