Säkerställ framgångsrikt införande av nytt affärssystem med rätt bemanning

Postad: 2023/11/07

Effektivt införande av nytt affärssystem:

Varför rätt bemanning är avgörande

Introduktion:

Ett införande av nytt affärssystem är en av de största och mest betydande förändringarna en organisation kan göra. Det kan bidra till effektivisering, ökad produktivitet och bättre resultat. Men alltför ofta underskattas den tidsåtgång och de interna resurser som krävs för ett framgångsrikt systeminförande. I det här inlägget kommer vi därför granska problemet med tidsåtgång vid införandet av nya system och bena ut hur det kan lösas med rätt bemanning och användning av konsulter.

Underskattad tidsåtgång: En vanlig fallgrop

Ett av de vanligaste misstagen vid systeminföranden är att underskatta tidsåtgången. Det är enkelt att vara optimistisk i början och tro att det hela kommer att gå smidigt, men verkligheten är ofta mer komplex än så. Här är några nyckelområden där tidsåtgången ofta underskattas:

Kravanalys:
Att förstå och dokumentera organisationens exakta krav tar tid. Detta inkluderar att involvera olika avdelningar och användare för att säkerställa att systemet uppfyller deras behov.

Anpassning och Integration:
Många organisationer behöver anpassa det nya systemet för att passa deras specifika arbetsflöden och behov. Dessutom kräver integrationen med andra system noggranna tester och eventuell anpassning.

Användarutbildning:
Att utbilda användarna på det nya systemet är en tidskrävande uppgift. Det inkluderar bland annat att skapa utbildningsmaterial, schemalägga utbildningspass och ge användarna tid att anpassa sig.

Testning och Validering:
För att säkerställa att allt fungerar som det ska krävs omfattande testning och validering. Det tar tid och många medarbetare i anspråk.

Datamigrering:
Att flytta befintliga data till det nya systemet är en kritisk uppgift. Dels för att det sällan är en enkel process och det kan dessutom kräva mycket tid för tvättning, konvertering och testning.

Bemanning och Interna Resurser

För att effektivt hantera tidsåtgången är det av yttersta vikt att ha adekvat bemanning och tillräckliga interna resurser tillgängliga. Därför är det nödvändigt att inte underskatta behovet av rätt bemanning, eftersom detta kan resultera i förseningar och därmed ökade kostnader. Här är några betydelsefulla överväganden att beakta:

Kompetensnivå
Att ha personal med rätt kompetens och erfarenhet är avgörande. Förståelsen för komplexiteten i ett affärssystemsbyte är nödvändig.

Dedikation
Att ha tillräckligt med personal och resurser som är dedikerade till projektet är viktigt. Att överbelasta personalen med andra uppgifter kan leda till kvalitetsproblem och förseningar.

Projektledning
En erfaren intern projektledare är avgörande för att hålla projektet på rätt spår och hantera tidsåtgången.

Reservresurser
Att ha en plan för att hantera oförutsedda problem eller utmaningar som kan uppstå under projektet är viktigt. Dessutom krävs tillgång till backup för att hantera eventuella förseningar.

Konsulter – Expertis utifrån

En lösning på problemet med underskattad tidsåtgång är att ta in konsulter med erfarenhet inom affärssystemsbyten. Dessa experter kan erbjuda ovärderlig hjälp på flera sätt:

Erfarenhet
Konsulter med bred erfarenhet har hanterat liknande projekt tidigare. De kan erbjuda insikter och expertis som hjälper till att undvika vanliga fallgropar.

Lägg fokus på det nya systemet
Erfarna konsulter kan ta över löpande arbete i det gamla systemet, medan egen personal fokuserar på att införa det nya systemet.

Objektivitet
Externa konsulter kan erbjuda en objektiv synvinkel och utmana befintliga arbetssätt och antaganden.

Effektivitet
Konsulter kan arbeta effektivt och fokusera på de mest kritiska uppgifterna utan att distraheras av interna politiska spel.

Kvalitetssäkring
Konsulter kan hjälpa till med kvalitetssäkring och testning och därmed minimera risken för fel och problem efter lansering.

Lärdomar från framgångsrika projekt

För att undvika problem med tidsåtgång och bemanning kan det vara värt att titta på lärdomar från framgångsrika projekt:

Realistiska Tidsplaner
Var realistisk när du bedömer hur lång tid projektet kommer att ta. Det är bättre att planera för extra tid än att bli överraskad av förseningar.

Användardeltagande
Involvera användare tidigt och ofta. Deras feedback och engagemang kan hjälpa till att undvika förseningar orsakade av oanvändbara funktioner.

Frigör personal
Se till att de personer som ska arbeta med införande av nya systemet också får tid för detta, kan med fördel göras genom att låta konsulter ta över löpande arbetsuppgifter.

Kommunikation
Öppen och regelbunden kommunikation med alla inblandade parter är avgörande. Det hjälper till att undvika överraskningar och missförstånd.

Förvaltning
Ett affärssystemsbyte är inte över när det nya systemet lanseras. Planera för långsiktig support och underhåll.

Slutsatser

Ett införande av nytt affärssystem är en komplex och tidskrävande process. Om man underskattar tidsåtgången leder det till problem och överskriden budget. Därför är det avgörande att ha rätt bemanning och interna resurser. Att ta in konsulter med erfarenhet kan vara en viktig del av lösningen. Som vår kund uttryckte det, ”Det var helt rätt prioritet att ta in en senior konsult. Han vågade verkligen utmana och ifrågasätta. Det blir så mycket lättare att ha med sig en person med bred erfarenhet i ryggen i ett sådant här omfattande projekt.”

I slutändan är målet att göra ett systeminförande så smidigt och framgångsrikt som möjligt. Det innebär att ta tidsåtgången på allvar och använda rätt resurser och konsulter när det behövs.

Avslutande ord

Vi hoppas att detta inlägg har hjälpt dig att förstå vikten av att ha rätt tidsåtgång och resurser vid införande av ett nytt affärssystem. Om du vill veta mer om hur vi kan stödja dig i ditt affärssystemsbyte, tveka inte att kontakta oss:

Orvar Lindbäck
+46 70 370 14 67
 orvar.lindback@sundbompartners.se

Det går också bra att kontakta någon av oss andra på Sundbom & Partners. Kontaktuppgifter hittar du här.