Debiteringsgradsdilemmat

Postad: 2024/04/09

Sundbom & Partners har under 16 års tid varit verksamma inom affärssystem- och ekonomitjänster, främst till andra konsultbolag. Under denna tid har vi mött hundratals konsultföretag och uppmärksammat den anmärkningsvärda bristen på en enhetlig definition av ett av branschens kanske mest centrala nyckeltal: debiteringsgraden.

Det slår oss ofta hur samtalen med våra kunder kan skifta mellan att ena stunden diskutera beläggningsgrad för att nästa stund prata om debiteringsgrad. Många använder dessutom debiteringsgraden som ett väsentligt mått i sina årsredovisningar. Är det då inte förvånande att det saknas en standardiserad definition, likt EBITDA, som alla känner till?

Om det inte finns någon fastställd standard, hur kan man då avgöra om till exempel en debiteringsgrad på 82% är bra eller dåligt?

Hur brukar debiteringsgraden beräknas?

En vanlig definition är att man dividerar all tid som fördelas på debiterbar verksamhet (tex uppdrag eller projekt) med den faktiska närvarotiden:

all tid som fördelas på debiterbar verksamhet
närvarotid

Det är inte ovanligt att lägga normaltid i stället för närvarotid i nämnaren eller att endast ta med tid som faktiskt kan faktureras i täljaren. Det är ju inte samma sak som all tid man lägger på debiterbar verksamhet. Vissa timmar går av olika anledningar inte alltid fakturera. Och hur blir det med restid, bör den inkluderas i täljaren?

Vad är rätt och vad är fel?

Om vi ytterligare komplicerar saken genom att börja prata om beläggningsgrad. Är det någon skillnad mellan debiteringsgrad och beläggningsgrad? Om vi jämför med hotellbranschen så är det ju normalt samma sak. Beläggningsgrad är hur många rum som är uthyrda i förhållande till det totala antalet rum och normalt sett debiteras gästerna för dessa. Tillgängligheten blir då totalt antal rum minus uthyrda rum.

Men inom konsultbranschen blir det genast lite mer komplicerat. Är beläggningsgrad här endast relaterat till debiterbar tid? Borde det inte vara samma som inom hotellbranschen, det vill säga att beläggningsgrad är den tid som inte är tillgänglig i förhållande till totalt möjlig tid. Finns det tid över så borde den ju vara tillgänglig – eller hur? Men hur blir det med de som jobbar internt? Är de tillgängliga? Fråga ekonomiavdelningen om de har tillgänglig tid… Normalt sett inte eftersom konsultbolag är experter på att minimera interntiden så mycket som möjligt.

Borde det då inte vara en ganska betydande skillnad på debiteringsgrad och beläggningsgrad?

Kanske borde konsultföretag i stället fokusera på att mäta hur stor del av den potentiellt debiterbara tiden som faktiskt genererar intäkter, vilket kunde kallas betalningsgrad. Detta skulle kunna bli ett tydligt och enhetligt nyckeltal för hela branschen, med liknande status, som till exempel EBITDA.

Anta att ett konsultbolag med 100 medarbetare, varav 10 inte är konsulter utan arbetar internt med sälj, administration, ledning etc. På en normalmånad har företaget ca 14,400 (90×160) timmar som rent teoretiskt, om alla jobbar heltid och ingen övertid, kan debiteras. Låt säga att det går att ta betalt för 12,000 timmar så har vi en betalningsgrad på 75% (12,000/16 000).

Och beläggningsgraden? Om vi resonerar som hotellbranschen och antar att personal inom försäljning, administration och ledning är upptagna med sina uppgifter är de ju inte tillgängliga. Då skulle beläggningsgraden vara 85% (13,600/16,000) – eller hur?

Debiteringsgraden skulle under dessa omständigheter vara densamma som betalningsgraden. Givetvis förutsatt att inga justeringar behövs på grund av kreditnotor eller att kunden av någon anledning inte betalat. I dessa fall minskar betalningsgraden medan debiteringsgraden förblir oförändrad på 75%.

Som du märker kan det här bli en ganska komplex diskussion. Vi på Sundbom & Partners menar att bristen på tydlighet när viktiga nyckeltal definieras kan vara ganska förödande när yttre betraktare ska avgöra ett konsultbolags prestationer.

Dessutom är det, som alltid, viktigt att även beakta andra nyckeltal. Inte bara EBITDA utan även täckningsbidrag, soliditet, likviditet, rörelsekapital och, kanske viktigast av allt, hur alla dessa utvecklas över tid.

Vad tycker du? Har du synpunkter eller vill diskutera ämnet vidare är du varmt välkommen att kontakta:

Per Sundbom – per.sundbom@sundbompartners.se – 070-590 81 30

Det går även bra att kontakta någon annan av oss, kontaktuppgifter hittar du här.