Mäter vi rätt saker i våra affärssystem?

Postad: 2024/02/20

Under årens lopp tillkommer fler och fler rapporter i bolagets affärssystem. Varför blir det så? Och hur många av dessa rapporter är egentligen väsentliga för att följa upp bolagets mål?

Sundbom & Partners har jobbat länge med affärssystemlösningar. Enligt vår erfarenhet är den växande rapportfloran ett symtom på att bolaget inte har tillräckligt tydliga strategiska mål och styrningsprinciper. Rapporter byggs löpande upp för att svara på allehanda ad hoc-frågor och ska ofta svara på frågan ”varför når jag inte mitt resultat”. Orsaken till att målet inte nås är ofta beroende på ett flertal faktorer.

För att ha möjlighet att rensa i rapportmängden så måste man bygga ett bas-rapportpaket. Det ska alltid visa vart bolaget är på väg i relation till sina mål. Men det i sig räcker inte. Man måste också ha definierat dessa mål i form av nyckeltal, som måste vara förankrade i organisationen så att alla litar på att de är relevanta. Målet ska vara; Så länge våra nyckeltal pekar åt rätt håll är allt frid och fröjd!

Vi på Sundbom & Partners genomför ofta analyser ute hos våra kunder för att identifiera dessa nyckeltal och bygger sedan rapportpaket kopplat till dem. Ibland innebär det att vi även genomför en upphandling av BI-system för att optimera rapporteringen.

Om något av nyckeltalen som bolaget följer börjar vika åt fel håll behöver ledningen i förhand veta vilka åtgärder som ska vidtas. Vi behöver alltså förstå vad som är ett sunt beteende för att nå våra mål.

För att skapa det bas-rapportpaket som nämns ovan behöver bolaget:

• Ta reda på vilka bolagets framgångsfaktorer är.
• Ha koll på masterdata som ligger till underlag för nyckeltal och annan rapportering, oavsett från vilket system dessa data hämtas.
• Skapa relativa nyckeltal som alla kan lita på och där varje nyckeltal är kopplat till en framgångsfaktor. Mål ska sättas på varje nyckeltal.
  • Det är väsentligt att nyckeltal mäts på en organisatorisk- och kostnadsnivå som är påverkbar för chefer inom bolaget.
• Bygg ett rapportpaket som omfattar hela företaget och följer upp bolagets gemensamma mål. Tillåt olika divisioner/affärsområden ha unika nyckeltal för sin verksamhet (inom ramen för samma rapportpaket).
• Se till att data presenteras digitalt på ett tilltalande grafiskt sätt och är tillgänglig för så många som möjligt.

Naturligtvis kommer verksamheten ha behov av detaljerade rapporter över till exempel projekt-uppföljning, artikelförsäljning, kundbearbetning m.m. Men det är rapporter som med fördel redan finns i befintliga system. Även dessa rapporter bör vara standardiserade så långt som möjligt då man även längre ner i organisationen bör veta vad som är ett sunt beteende.

Så kom nu ihåg – när någon i organisationen frågar efter ytterligare rapporter. Ifrågasätt detta, ofta finns svaret redan i standardrapportpaketet, eller så är det en helt irrelevant data som efterfrågas. Är ni osäkra så kontakta någon av oss på Sundbom & Partners för att rådfråga.

Kontaktuppgifter hittar ni här.