Hur får man på sikt nytta av sin investering i nytt affärssystem? (Nr 10/10)

Postad: 2022/01/21

Hur får man på sikt nytta av sin investering i nytt affärssystem? – Del 10 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

Som vi skrev tidigare så kommer denna artikel handla om hur man skapar en långsiktig nytta av sin investering i nytt affärssystem. Vår erfarenhet säger att det handlar om effektiv och professionell förvaltning.

Det är sällan som företagets IT-avdelning har kunskap om förvaltning av ekonomisystemet utöver kommunikation, lagringsyta och backup. Ofta är det rena molnsystem och då är inte IT alls involverad i driften. I stället ligger ansvaret oftast hos ekonomiavdelningen där någon systemintresserad ekonom utses till ansvarig för förvaltningen av systemet.

Vad innefattar då ansvar för förvaltning av ett affärssystem?

Bland annat ingår följande uppgifter i arbetet:

• Tillse att det finns Super-users, dvs en person/ett team på företaget som bäst förstår systemets uppbyggnad och funktioner. I mindre organisationer är oftast super-user och förvaltningsansvarig samma person.
• Bygga upp en intern kompetens genom att anordna utbildningar och fortbildningar i systemet för olika personalgrupper.
• Bygga upp en intern supportorganisation så att alla medarbetare vet vem de ska vända sig till med frågor samt hur frågor ska eskaleras inom företaget.
• Löpande utveckla sin egen kompetens inom systemets olika funktioner.
• Löpande hålla sig uppdaterad om tillkommande funktioner i nya releaser.
• Införa nya funktioner i samband med uppdateringar eller uppgraderingar.
• Löpande konfigurera systemet efter förändringar i organisation, nya attestordningar, nya bolag mm.
• Ansvara för dialog och kravställande mot systemleverantören, tillse att gemensamma förvaltningsmöten hålls.
• Upphandla konsulter som kan stödja när intern resurs inte räcker till.
• Tillsätta resurser och projektledning i samband med uppgraderingar av systemet.
• Tillse att det finns en budget för underhåll, anpassningar och förbättringar av affärssystemet, samt följa upp kostnaderna.
• Sköta dialogen med intern IT avseende hårdvara, lagring, prestanda mm om det är ett on-premise system (Läs mer om olika driftsformer här).
• Utarbeta en förvaltningsplan där ovanstående punkter struktureras och framtida utvecklingsbehov identifieras och planeras in.

Dessa exempel är ändå bara en del av det övergripande ansvaret som en systemförvaltare har. Det är viktigt att den som får en sådan roll faktiskt får tid att arbeta med frågorna och kan frigöras från andra arbetsuppgifter. Beroende på vilket valt system och storlek på företaget kan detta ta allt från några dagar i månaden upp till heltid.

Ta hjälp av konsulter!

Många företag har en egen förvaltningsorganisation men långt ifrån alla. Om en sådan saknas måste man ofta ta in konsulter som bistår med allt från att upprätta en förvaltningsplan till att ansvara för hela den löpande förvaltningen av affärssystemet. Eller så väljer man att ta in konsulter för vissa delar, t ex i samband med en uppgradering. Har man gjort en investering av ett nytt affärssystem så gäller det även att investera i resurser som kan sköta om systemet.

Vi på Sundbom & Partners är specialister på förvaltning av affärssystem för företag som arbetar med tid och projekt, som IT-, Teknik- och kommunikationskonsulter. Våra huvudstyrkor ligger i att förvalta de affärssystem som man oftast använder av dessa branscher. Bland dessa finns Maconomy, Visma PX, Unit4 ERP (Agresso), IFS, Dynamics 365, Xledger, Rexor m.fl.

Vill du veta mer om våra systemförvaltningstjänster så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.