Hur utvärderar man anbud/offerter? (Nr 7/10)

Postad: 2021/05/27

Hur utvärderar man anbud/offerter? – Del 7 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

En utmaning i samband med systemupphandlingar är hur man ska utvärdera de inkomna anbuden/offerterna. Hur vet man att man får svar på det man frågar om? Hur ska man veta att leverantören har förstått vad som ska levereras? Går det att jämföra priser och TCO (Total Cost of Ownership)?

För att kunna genomföra en vettig utvärdering krävs att man följt våra tidigare rekommendationer, dvs att man tagit fram en bra och tydlig kravspecifikation och att man tagit fram ett komplett och tydligt upphandlingsunderlag. Finns inte detta så är det mycket svårt att utvärdera. Man måste kunna ”nollställa” anbuden, dvs de måste vara jämförbara så att man inte jämför ”äpplen” och ”päron”.

Här är några bra tips på hur man utvärderar:

1. Ett bra sätt att jobba på är att man, så långt det är möjligt, poängsätter krav och önskemål baserade på hur viktiga de är för verksamheten. Här kan man med fördel använda Excel eller liknande verktyg så att man kan räkna på poäng med automatik. När man sedan börjar själva utvärderingen ser man helt enkelt hur många poäng respektive leverantör/system får vid denna mer matematiska utvärdering. Vi rekommenderar också att man alltid arbetar med så kallade ”ska-” och ”bör-” krav där ska-kraven är sådant som måste uppfyllas för att man ska komma vidare i processen. Men denna del av utvärdering kan inte ensamt ligga till grund för ett beslut.

2. Man måste komplettera med att analysera hur leverantörerna svarat upp mot kraven. I vissa fall svarar man att man klarar kravet men att det krävs en anpassning. Hur ska man tolka det? Har man eller har man inte? Till samtliga krav måste man därför ge utrymme för leverantörerna att svara i text. Denna del av utvärderingen kräver att läsaren har vana av att läsa förklaringar från affärssystemleverantörer eftersom det i vissa fall kan vara svårt att förstå vad de menar annars.

3. I vissa fall vill företaget som ska upphandla systemet även att utvärderingen ska ske utifrån några huvudparametrar. T ex är det vanligt att man, speciellt i offentliga upphandlingar anser att priset är det viktigaste. I andra sammanhang värderar man kanske höga poäng på funktionalitet eller att kraven på själva leverantören och dess leverans- och utvecklingskapacitet uppfylls. Inför en upphandling måste man som kund bestämma hur man ska vikta pris mot kvalitet på system och leverantör, det hjälper mycket i samband med utvärderingen.

4. En mycket viktig del i utvärderingen är så klart demonstrationer av systemen. Lämpligast är att bjuda in de två eller tre leverantörer som fått den högsta matematiska utvärderingsratingen. Under förutsättning att de också svarat tillfredsställande på de mer beskrivande delarna i anbudsförfrågan samt att prisindikationen visar på en acceptabel nivå. Själva demonstrationerna ska också styras relativt hårt så att leverantörerna visar det som är intressant – inte det som de själva vill visa eftersom de då pekar på de styrkor de har, oaktat vad det aktuella företaget har behov av.

Vi brukar arbeta med färdiga körscheman som leverantörerna får i god tid innan demonstrationen så att de har en rimlig tid på sig att förbereda sig. Dessutom använder vi ibland protokoll för att kunna betygsätta leverantören utifrån vilken känsla företagets representanter får under demonstrationen. Hur väl stämmer systemet med vad man vill ha rent funktionellt? Hur känns användarvänligheten? Har leverantören förstått vad som efterfrågas? Hur intresserade och engagerade verkar leverantörens representanter? Det kan vara stor skillnad på olika leverantörer. En del är ”hungriga” medan andra verkar ”ointresserade” så det är en viktig parameter. Vilken typ av leverantör vill man ha framöver?

5. Slutligen är det sådant som pris, avtal och vilja som avgör. Vad får man för pengarna? Matchar priset prestandan/funktionaliteten? Är leverantören förhandlingsbenägen? Betänk att man ska ha en relation under många år framöver och det första avtalet kanske avspeglar hur just denna leverantör gör affärer även framgent. Är just ni en intressant kund för leverantören?

Nästa artikel handlar om hur en framgångsrik implementation går till.

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.