Hur skriver man ett bra upphandlingsunderlag?

Postad: 2021/05/12

Bland det viktigaste i samband med en upphandling av ett affärssystem är själva upphandlingsunderlaget, dvs det man skickar till de leverantörer man vill ha anbud/offerter ifrån. Ofta finns det stora brister i upphandlingsunderlaget och då blir själva upphandlingen sällan bra. Finns det för många oklarheter i underlaget får man också otydliga anbud/offerter.

 

Vad ska då ett bra upphandlingsunderlag innehålla?

Nedan följer ett upplägg som vi inom Sundbom & Partners har tillämpat i många upphandlingar.

  • Inledning

med övergripande beskrivning av upphandlingen med syfte, mål, sekretess etc.

  • Beskrivning av företaget som ska upphandla 

Den ska innehålla verksamhetsbeskrivning, organisationsmodell och nuvarande IT-system. Den ska också inkludera en planerad målbild, vad man vill förändra/förbättra, huvudsakliga behov och krav på ett nytt system mm.

Detta är en mycket viktig del. Den syftar till att ge offererande leverantörer en övergripande bild samt förståelse för vad företaget vill åstadkomma med upphandlingen. Här kan man även med fördel lägga in kvalitativa och kvantitativa mål med ett nytt affärssystem.

Om det är så att företagets olika organisatoriska delar har skilda behov och krav så bör det beskrivas i detta avsnitt. Allt för att ge en så klar bild som möjligt över målbilden.

  • Annan viktig information

för upphandlingen; tex antal juridiska personer, antal användare, roller som kan påverka licensiering etc. Specificera även vilka väsentliga delar av ett affärssystem som ska offereras, tex om EFH ska ingå, eller om CRM-funktionalitet ska ingå osv.

  • Upphandlingsform och anbudsinstruktioner

    I detta avsnitt bör man specificera:

– Hur upphandlingen kommer att ske med avseende på tidsplan inklusive viktiga datum (senaste anbudsdatum, anbudets giltighet och eventuell sista dag för frågor, när anbudspresentationer och demonstrationer ska genomföras, när utvärdering ska ske, när slutförhandling ska ske och när avtal planeras att skrivas). Den ska också inkludera formalia kring anbudet, adress dit anbudet ska skickas, kontaktpersoner mm.

– Allmänna frågor om leverantören, tex historik, storlek, lönsamhet, antal anställda, antal utvecklare mm.

– Dessutom bör man här tydligt beskriva hur man ska svara på upphandlingsförfrågan och vilka delar som ingår. Exempel på innehåll kan vara:

– Anbudsförfrågan, dvs det allmänna dokumentet som beskrivs ovan.

– Frågor om det efterfrågade systemet, tex historik, antal kunder, övergripande teknik mm.

– Kravspecifikation inklusive hur man ska svara på den. Denna bör innehålla så kallade Ska- och Bör-krav för att tydligt markera för leverantörerna vad som är riktigt viktigt och vad som är mer av karaktären ”nice-to-have”.

– Sammanställning över kostnader där leverantörerna ska precisera hur man avser att ta betalt för systemet och, inte minst, för själva införandet.

– Referenser

– Man bör också ange i anbudsförfrågan hur ändringar och tillägg till anbudsförfrågan kommer att hanteras/administreras.

– En beskrivning av hur utvärderingen kommer att ske, vilka steg och om det kommer att göras någon vägning av tex pris, funktion, leveranstid etc.

– Slutligen bör man tydligt beskriva hur leverantörerna ska utforma sina anbud. Detta för att förenkla utvärderingen.

  • Kommersiella villkor

    Redan i anbudsförfrågan bör man specificera vilka kommersiella villkor man som ett minimum kommer att kräva i ett kommande avtal. Det kan tex röra sig om:

–  Avtalstid

– Uppsägningstid

– Handlingars inbördes förhållande, dvs i vilken ordning avtalets olika delar gäller i förhållande till varandra

– Regler för fakturering

– Betalningsvillkor

– Pris och hur det ska anges (fast pris, totalpris etc)

– Eventuell betalningsplan

– Leveransgodkännande och hur det ska ske

– Ansvarsfrågor

– Tvistelösning

 

Nästa artikel kommer att handla om hur man utvärderar anbud och offerter.

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.

 


 

Arkiv

Kategorier