Hur ska man se på det här med integrationer och anpassningar?

Postad: 2021/04/29

Nästan alla implementationer av affärssystem idag omfattas till viss del av integrationer eller anpassningar. Åtminstone gäller det för lite större verksamheter och sällan stöter vi på verksamheter som klarar sig med ett system för allt.

Affärssystem är bra på mycket men inte allt, vilket leder till att företag måste ta till andra lösningar eller göra anpassningar i de standardsystem man inför. Men hur bra är det egentligen och vad bör man tänka på?

 

Definitioner

Med integration menar vi att flera olika fristående system kopplas ihop för att fungera tillsammans. Det kan t ex röra sig om att ett CRM-system, ett resursplaneringsverktyg, ett lönesystem, ett BI-system eller liknande ska kopplas ihop med affärssystemet.

Med kundanpassning menar vi att man inom ramen för affärssystemet gör en anpassning av funktionaliteten genom programmering eller justeringar i databasen för att uppnå vissa kundspecifika önskemål. Det kan röra sig om allt ifrån hela extra moduler till små fältförändringar.

I samband med att man upphandlar ett nytt affärssystem är det viktigt att utreda hur de olika systemkandidaterna kan hantera integrationer och anpassningar. En del system har bra integrationsmöjligheter via så kallade API:er.  API är ett protokoll för att skicka och ta emot data som kan vara strukturerat på olika sätt (XML, Json) i olika system. Många system har standardintegrationer till andra system ex. från ett ERP-system till en e-fakturaleverantör.

Om man har två system som inte är förberedda på att prata med varandra så behöver man en integrationsmotor för att hämta/skicka och konvertera data mellan systemen.

Det finns färdiga integrationsmotorer från olika leverantörer men man kan också skriva en anpassning som löser integrationen mellan två API:er eller mellan ett API och en filintegration.

 

Viktigt att tänka på vid upphandling

Det man kan vara helt säker på i de allra flesta fallen är att ett införande av ett affärssystem kommer att innehålla ett visst mått av integration. Då är det viktigt att undersöka vilka möjligheter affärssystemet har och se till så att upphandlingen även omfattar uppgifter från berörda leverantörer. Man behöver ta reda på vad dessa integrationer kommer att innebära, både kostnadsmässigt, underhållsmässigt och tidsmässigt i samband med implementationen. Annars kan detta komma som obehagliga överraskningar i projektet.  Dock ska sägas att tekniker för integration har utvecklats mycket genom åren och det är normalt sett idag betydligt enklare att integrera system med varandra än för några år sedan. Men det är ändå en viktig fråga att ta hänsyn till när man upphandlar ett affärssystem.

Samma sak gäller för kundanpassningar. Vilka möjligheter har systemen för att hantera anpassningar? Vad händer till exempel vid en uppgradering av affärssystemet? Hur hanteras anpassningarna då? Vem har ansvaret för att de fungerar efter en uppgradering? Har det tilltänkta systemet inbyggda verktyg för anpassningar? Vissa system är mer gjorda för denna flexibilitet än andra. För konsultbolag finns system som är byggda för just konsultverksamhet och då behövs ett minimum av anpassningar. Men dessa system är oftast inte lika flexibla som andra, mindre branschinriktade system.

En grundregel måste ändå vara att minimera antalet anpassningar så mycket som möjligt och i stället använda standardfunktionalitet och parametersättning så långt det går. I vissa fall kanske det till och med är bättre att ändra interna rutiner och arbetssätt till förmån för standardfunktionerna i det tilltänkta systemet.

Men det kan också vara så att om man bedriver en verksamhet som man vet kommer att förändras över tid och man dessutom har unika behov. I ett sådant fall kan flexibilitet och anpassningsmöjlighet i ett system vara avgörande vid valet av system.

Det är därför viktigt att man, i samband med upphandlingen, går igenom sina affärskritiska processer och ställer dem i relation till standardfunktionalitet kontra flexibilitet i de system man utvärderar. Kanske man får göra avkall på vissa krav för att i stället slippa hantera mängder av anpassningar som på sikt ska underhållas och vidareutvecklas. Det kan bli dyrt i längden och det måste ställas emot den nyttan anpassningen gör för verksamheten. Å andra sidan kan ett system som inte tillåter anpassningar vara begränsande över tid.

 

Nästa artikel kommer att handla om hur man skriver ett bra upphandlingsunderlag.

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.

 


 

Arkiv

Kategorier