När vet ett konsultbolag att det är dags att byta ut sitt affärssystem? (nr 1/10)

Postad: 2021/02/18

När vet ett konsultbolag att det är dags att byta ut sitt affärssystem? – Del 1 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

Konsultbolag verkar nästan alltid i en mycket föränderlig värld. Branschen karaktäriseras ofta av uppköp, omfattande expansioner, avknoppningar, internationalisering etc. Dessa förändringar ställer höga krav på affärssystemens flexibilitet. Inte alla system motsvarar dessa krav och då kan det börja gnissla lite.

Förutom uppenbara tecken på att det är dags att byta system såsom bristande funktionalitet, för få dimensioner etc så är detta tecken som tyder på att det är dags att se över sitt system:

• Mängder av manuella bokningar för att hantera mellanhavanden mellan bolagen i en koncern.
• Svårigheter att hantera flera valutor.
• Manuella bokningar av intäkter mellan bokföringsperioder.
• Problem att tidrapportera i, och följa upp koncerngemensamma projekt.
• Vid en blandad projekt- och produktverksamhet – svårigheter att följa projekten medan produkterna går alldeles utmärkt att följa, eller vice versa.
• Stora rapporteringsproblem på grund av att information man vill följa helt enkelt inte finns i systemet, eller kräver komplexa externa rapportverktyg för att filtrera fram.
• I övrigt många manuella rutiner på grund av att befintligt system inte stödjer processer eller digitalisering.
• Utöver detta så finns risk att att systemet helt enkelt inte längre supporteras och underhålls av systemleverantören, eller att det kräver operativsystem som inte supporteras av t ex Microsoft.

Fler mänskliga faktorer som också kan vara tecken på att det är dags att göra något:

• Organisationen får problem med att inrapportera på grund av gamla gränssnitt som man inte vill arbeta med. Idag ställer man ofta krav på mobila gränssnitt, speciellt i organisationer där medarbetarna inte sitter på ett gemensamt kontor.
• Är man ett teknikintensivt företag kan gamla system med gamla gränssnitt upplevas som negativt från medarbetarna utifrån ett arbetsgivarperspektiv. Man vill helt enkelt inte jobba på ett ”gammalmodigt” företag eller i ett ”fult” system.
• Ett system som fått alltför mycket intern kritik av någon anledning kan i sig vara en anledning till ett byte eftersom det brukar vara mycket svårt att vända en sådan allmän syn på systemet.
• Dessutom kan det vara så att det system man en gång investerat i faktiskt är för komplicerat och krångligt, dagens behov kanske inte kräver ett komplext system. Många konsultbolag kan också ha hamnat i ett system som inte är gjort för ett konsultbolag. Det kanske har fokus på produkter och inte projekt/uppdrag. I det läget kan det vara idé att byta, antingen till ett enklare eller till ett som är gjort för branschen.

Känner du igen dig i några av dessa påstående så kan det nog vara dags att fundera över detta. Då kan du med fördel kontakta någon på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.