Uppgradering av Affärssystem – kräver eftertanke!

Att uppgradera ett affärssystem är, för lite större verksamheter, ofta ett omfattande och dyrt projekt. Många uppgraderar ofta för att systemleverantören slutar supportera befintlig version. Det är sällan speciellt mycket på varför man uppgraderar och vad man vill få ut av uppgraderingen.

Men uppgraderingen kan också vara en synnerligen bra möjlighet till att förbättra sitt system och effektivisera sina processer. Kanske har företaget förändrats avsevärt sedan förra uppgraderingen eller sedan man upphandlade systemet.

Vi på Sundbom & Partners brukar tala om Re-analys, vilket innebär att man gör en mindre repris av det man gjorde, eller borde ha gjort, i samband med att man bytte system. Man går igenom ekonomimodell, organisation, processer, rapportbehov etc

Vi, som affärssystemsoberoende konsulter, har ett standardiserat arbetssätt vid Re-analys där vi tillsammans med kunden tar fram ett önskvärt läge som man vill uppnå efter uppgraderingen. Ibland kan denna analys faktiskt även resultera i att man kommer fram till att man inte ska uppgradera. Man kanske har behov av ett helt annat system. Då blir det ett upphandlingsprojekt istället.

Ofta tar vi rollen som kundens projektledare i det senare skedet då själva uppgraderingen eller implementationen genomförs.

På det sättet har vi hjälpt många företag att genomföra affärssystemsprojekt på bästa sätt. Det är svårt för ett företag att driva dessa projekt själva eftersom det är något man gör så sällan. Att anlita någon utifrån som har detta som profession är därför alltid att rekommendera, även om det är förknippat med extra kostnader. Det brukar alltid vara billigare än ett försenat eller misslyckat projekt.

Orvar Lindbäck
Verksamhetskonsult och Vice VD på Sundbom & Partners

Resursplanering är för många tjänsteföretag något affärskritiskt. Ändå är det relativt få som verkligen arbetar med detta på ett effektivt sätt. Den egenutvecklade Excelmodellen är fortfarande den mest etablerade lösningen ute i verklighetens landskap. För industrin har produktionsplanering varit en självklarhet i alla tider, med omfattande planeringsprocesser och systemstöd. Det anses vara ett kritiskt och absolut nödvändigt konkurrensmedel.

Men varför är det inte så inom tjänsteproducerande bolag?

Konsultbolag brukar prata om beläggningsplanering, bemanningsbolag om bemannings- planering. Allt är egentligen samma sak – resursplanering.

Man vill helt enkelt ha kontroll över resursernas beläggning – vad de ska arbeta med, vad ska de inte arbeta med, vem har för lite att göra och vem har för mycket att sysselsätta sig med?

Handen på hjärtat, hur många har egentligen fullständig kontroll över detta på en bolagsövergripande nivå? Vi skulle vilja dra det så långt som att det kanske rör sig om någon enstaka procent av landets konsultbolag som faktiskt har kommit så långt. Alla vill ha den kontrollen, men nästan ingen har tagit sig dit.

Att tidrapportera sin framtid

Tidrapportering avseende nedlagd tid är en självklarhet då den ligger till grund för faktureringen. Utan fakturering stannar verksamheten. Skulle man ifrågasätta detta faktum skulle man säkerligen betraktas som bättre lämpad att bedriva ideell affärsverksamhet.

Samma strikta syn har man dock ofta inte när det gäller att rapportera sin tänkta framtid. Det är dessvärre något som ständigt får stå åt sidan för andra saker i vår stressade tillvaro.

Det krävs att ledningen tänker nytt och vågar visa tydlighet kring hur personal registrerar sin tid. Det borde vara självklart att det ska gälla både dåtid och framtid.

I nästa blogginlägg går vi in på konkreta tips för hur man angriper denna svårlösta utmaning.

Mattias Gustafsson
Konsultchef och Produktansvarig
Sundbom & Partners AB