När är ett affärssystemsprojekt klart? (Nr 9/10)

Postad: 2021/12/09

Del 9 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag” – När är ett affärssystemsprojekt klart?

Det korta svaret på den frågan är – Aldrig!

Systemleverantörerna har alltid en införandeplan, vilken i förenklad form brukar se ut så här:

  1. Design av systemet.
  2. Bygga in önskade funktioner i systemet.
  3. Löpande tester, både systemtester och användartester.
  4. Go-live och go-live stöd.
  5. Överlämning till förvaltning.

Och det är den sista punkten som gör att projekten aldrig tar slut.

För att minimera arbetet med förvaltningen så måste man lägga ner mycket tid INNAN projektet startar. Det vill säga redan vid kravspecen som vi pratat om i avsnittet ”Hur tar man fram en bra kravspecifikation” som du hittar i samma artikelserie. En förutsättning för att få en effektiv förvaltning av systemet är att ni valt rätt system för er verksamhet. Både för dagens och morgondagens behov. Därför krävs det att ni gjort hemläxan och ställt korrekta krav.

Under implementationen behöver ni sedan lägga ner mycket tid tillsammans med systemleverantören på att designa systemet. Både så att den ursprungliga uppsättningen stödjer dagens behov och att kodstruktur och prestanda räcker till för de ev. förändringar i verksamheten som ni ser i framtiden.

Vår erfarenhet är att systemleverantörer ofta underskattar den tid designfasen tar. Man ska inte vara rädd för att öka budgeten i tidiga skeden. Om man slarvar sig igenom denna fas riskerar man sen att få ett system som kommer behöva anpassas och justeras en hel del under resans gång. Anpassningar som görs efter go-live innebär ofta att även fungerande flöden måste anpassas och att tid och kostnader skenar.

Övriga delar av implementationen baserar sig till fullo på designfasen. Systemleverantören konfigurerar systemet baserat på detta, och kunden testar att allt fungerar som förväntat. Då är det av största vikt att de som testar är engagerade och ställer krav när något inte fungerar som tänkt.

 

Hur bygger man då upp en effektiv systemförvaltning?

Många operativa system i verksamheten förvaltas av olika grupper av systemanvändare där IT ofta har en stark roll. Men IT-avdelningens kompetens och engagemang i affärssystemet är ofta blygsam.

Därför är det vanligt att ekonomichefen blir systemägare för affärssystemet och att engagemanget ute i organisationen är ganska svalt. Det är inte så konstigt då de flesta användare bara ser en liten del av systemet varje dag.

Förvaltningen blir ofta en intern angelägenhet på ekonomiavdelningen. Hur man ska jobba med förvaltningen för att nå en långsiktig nytta av sitt affärssystem kommer vi till i nästa artikel i serien, som dessutom blir den sista.

 

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här. Det går även bra att fylla i kontaktformuläret längst ner här på sidan så kontaktar vi dig.

 


 

Senaste inläggen

Arkiv

Kategorier