Uppgradera sitt affärssystem eller investera i ett nytt? (nr 2/10)

Postad: 2021/03/05

Uppgradera sitt affärssystem eller investera i ett nytt? – Del 2 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

De flesta lite större konsultbolag har säkert vid ett flertal tillfällen ställts inför dilemmat att bestämma om man ska uppgradera sitt befintliga affärssystem eller investera i ett nytt system.

En uppgradering av ett affärssystem kan ibland vara ett ganska kostsamt projekt, speciellt om man ligger kvar i ett system som bygger på lite äldre teknik. Man ställer sig då frågan – är det verkligen värt att ta den kostnaden? Borde man inte i stället satsa pengarna på att förnya sig och investera i ett modernare system där uppgraderingar i framtiden kanske inte är så kostsamma samt att gränssnitten är modernare?

Tyvärr är det många som byter system helt i onödan och ibland till något som fungerar betydligt sämre. För att kunna fatta ett bra beslut behöver man fundera över följande:

  • Är det system man har idag ett system som stödjer de affärskritiska processerna på ett tillräckligt bra sätt eller finns det brister?
  • Supporteras det nuvarande systemet fortfarande av systemleverantören? Finns det annan kompetens på marknaden för att säkra upp förvaltning?
  • Utvecklas det nuvarande systemet fortfarande eller satsar leverantören på andra modernare system?
  • Hur ser själva leverantören ut? Ekonomisk utveckling? Närvaro i Sverige mm. Detta är viktigt eftersom det handlar om vilken hjälp man kan få i framtiden.
  • Hur ser den bakomliggande tekniken ut i det nuvarande systemet? Finns det risk att t ex serveroperativsystem, databas etc inte supporteras längre av t ex Microsoft?

Om en uppgradering innebär att ovanstående frågeställningar till stor del undanröjs kan det definitivt vara vits att uppgradera istället för att investera i ett nytt system.

En uppgradering är i de allra flesta fall, trots att prislappen kan te sig stor, betydligt mer kostnadseffektiv än att byta system.

Det viktigaste att fundera över är den första frågeställningen ovan. För konsultbolag är det verksamhetskritiskt att använda ett affärssystem som har fokus på projekt/uppdragsredovisning och tidrapportering. Man måste ha möjlighet att fånga tiden på ett effektivt sätt för att kunna fakturera smidigt. Lika viktigt är det att kunna följa uppdragen/projekten rent ekonomiskt. Dessutom måste redovisningen i systemet stödja bolagets nuvarande och kommande redovisningsprinciper, IFRS-regelverk, successiv vinstavräkning, upparbetade intäkter mm. Gör inte systemet det så är det nog läge att fundera på ett nytt system i stället för att uppgradera.

Ett systembyte innebär att man börjar helt från början med kravställning etc och det tar längre tid än vad man tror från början. Men om ovanstående frågeställningar helt eller delvis inte löses med en uppgradering har man inte mycket val – då är det bara att kavla upp ärmarna och se till att ta fram ett så bra underlag för en upphandling som möjligt.

Det berättar vi vidare om i nästa artikel i denna serie.

Om du känner du igen dig i några av frågeställningarna ovan, så är det nog dags att göra någonting. Då kan du med fördel kontakta någon på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.

 


 

Senaste inläggen

Arkiv

Kategorier