Budgetering – del 1

Inga problem, jag har utrymme i budgeten!

Ett bevingat ord som jag minns att en tidigare kollega från det ”rika” affärsområdet sa vid en diskussion om någon onödig kostnad. Och här kommer själva kvintessensen av min kritik mot den traditionella budgeten; Den är inte ett styrinstrument!

Istället har budgeten antingen blivit ett underlag för bortförklaring, ett intäktstak, ett hål att fylla eller nåt annat som budgeten ursprungligen inte var tänkt för.

Förresten – vad är budgeten i ett konsultföretag egentligen tänkt för? Det ska jag skriva lite om nästa inlägg om några dagar.

Orvar Lindbäck
Ansvarig Tjänsteutbud
Sundbom & Partners AB

I förra blogginlägget startade vi en diskussion kring utmaningen att uppnå en effektiv resursplanering i ett tjänsteföretag. Vi har genom åren genomfört ett stort antal projekt inom detta område och har bland annat kommit fram till följande framgångsfaktorer:

1. Ambitionsnivån
   Vissa företag drabbas av utmattningssymtom av sin resursplaneringsprocess. En alltför detaljerad planeringsnivå får ofta den motsatta effekten, att resurser ständigt behöver planeras om för att spegla den omvärld som ständigt förändras. De företag som lyckas bäst är de som lägger ambitionsnivån på en mer övergripande nivå.
2. All tid ska planeras
   Resursplanering tenderar ofta att enbart beröra externa produktionsprojekt, dvs. uppdrag där vi kan fakturera tiden. Minst lika viktigt är att få en överblick över människors engagemang i interna projekt samt annan planerad frånvaro. Sker ingen aktiv planering kopplad till de olika tidstyperna är det omöjligt att upptäcka trånga sektorer, framtida rekryteringsbehov eller planerad frånvaro.
3. Förankring av planeringsprocessen
   Vem ska planera och hur ofta? Ibland passar det bättre om medarbetaren planerar sin egen tid, i andra fall kan ansvaret ligga hos chefen eller hos någon central koordinator. Ofta handlar det om rent företagskulturella frågor. Oavsett var ansvaret landar är det många företag som inte förankrar planeringsprocessen ordentligt i organisationen eller följer upp att den faktiskt efterlevs. Man måste ha en ledning som vågar och har förmågan att peka med hela handen.
4. Alltför komplexa verktyg
   Mjukvarubranschen har en tendens att maximera funktionaliteten i sina tillämpningar för att uppnå konkurrensfördelar. Det handlar om att bräcka varandra i jakten på kunder. Nackdelen för kunden blir ofta komplexa applikationer som knappt går att använda och som inte nyttjas till fullo för att tillmötesgå den egna verksamhetens behov. För att lyckas behöver verktygen vara enkla och pedagogiska så att viljan att underhålla planeringen hålls vid liv.
5. Felaktigt upphandlingsfokus
   Har man nu kommit så långt så att man beslutat sig för att investera i ett resursplaneringsverktyg blir det ofta fel fokus i samband med upphandling. Man tenderar att lyssna på de fåtal procent av medarbetarna som har de mest komplexa behoven och det får styra val av verktyg. Konsekvensen av detta blir att den absoluta majoriteten av medarbetarna tvingas att arbeta i ett verktyg som helt enkelt är för mycket och gör vad de kan för att undvika verktyget, alltså ingen planering.

Tar man ovanstående punkter i beaktande har man mycket större möjlighet att lyckas med sin resursplanering. Förankra processen ordentligt i organisationen och inför den stegvis.

Nästa vecka går vi igenom vad som behöver göras efter ett systeminförande för att reusrplaneringen ska kunna underhållas på sikt.

Mattias Gustafsson
Konsultchef och Produktansvarig
Sundbom & Partners AB

Förra veckan gav vi konkreta tips på vad man bör tänka på vid införandet av resursplanering i ett tjänsteföretag. Detta inlägg fokuserar på vad man bör göra för att få det att fungera över tid. Resursplanering har nämligen en tendens till att prioriteras ner och till slut helt rinna ut i sanden.

1. Stegvis införande
   När man börjar arbeta aktivt med resursplanering i en organisation är det viktigt att det blir rätt och att ambitionsnivån hamnar på en hanterbar nivå, precis som vi skrev i förra inlägget. Vår erfarenhet visar att ett stegvis införande är att föredra jämfört med en ”Big Bang”. En hängiven och krävande enhet inom organisationen som går i bräschen och som sedan blir ambassadörer för det fortsatta införandet är ovärderligt, speciellt om planeringen kanske medför ett nytt företagskulturellt inslag.
2. Best Practice
   Mot bakgrund av det stegvisa införandet skapar man ett ”Best Practice” som ska gälla för den övriga organisationens införande. Detta ska stödja de interna processerna, företagskulturen och den nödvändiga uppföljningen på ett optimalt sätt.
3. Aktiv uppföljning
   För att resursplaneringen ska fungera över tid är det viktigt att det ställs krav på resultatet av planeringen. Planeringen ska inte ha ett egensyfte utan den ska fungera som ett underlag för olika former av beslut. Riktigt infört kan resursplanering ge ovärderlig input till kompetensutveckling, rekrytering, omprioriteringar, optimeringar och, till och med, avvecklingar. Frågor som kan besvaras med hjälp av planeringen är t ex vad vi tjänar pengar på framöver, var har vi underbeläggning/överbeläggning, vilka enheter är mest/minst lönsamma, hur ser framtida cashflow ut mm. Utan aktiv uppföljning har många svårt att se nyttan med resursplanering och då kommer underhållet av planeringen att fallera över tid.
4. Integrationer till andra system
   Efter själva införandet brukar de flesta fundera över vilka andra källor som kan ”föda” systemet med information. Exempelvis finns historik i form att tidrapportering i affärssystemet och framtida uppdrag/projekt finns ofta i ett CRM-system. Själva planeringen ska kanske också uppdatera ett prognosverktyg. Detta leder då till olika former av integrationer till dessa system.
5. Ständig förbättring
   Denna punkt torde vara självklar men kan inte nog poängteras som en av de viktigaste. Resursplaneringen och de verktyg som finns erbjuder mycket stora möjligheter till förbättringar och effektiviseringar. Ett konsultbolags resursplanering är lika viktig som ett industriföretags produktionsplanering. Det är för många en kulturförändring att genomföra planering på ett professionellt sätt och det gäller att genomföra det successivt vilket innebär att det alltid finns utrymme för förbättringar. Ha därför en mindre kärntrupp som hela tiden bevakar att planeringen underhålls och som också ansvarar för att uppnå ständig förbättring.

Följer ni råden från denna bloggserie är vi övertygade om att ni kommer att kunna jobba med resursplanering på ett mer effektivt och lönsamt sätt.

Mattias Gustafsson
Konsultchef och Produktansvarig
Sundbom & Partners AB