Uppdragsbeskrivningar

Utmaning
Kunden skulle byta affärssystem vilket var ett mycket omfattande och komplext projekt som skulle krävas mycket av de interna resurserna. Detta i sin tur ledde till att ekonomifunktionen och projektuppföljningen blev kraftigt underbemannad.

Kunden fattade beslut att hyra in resurser till ekonomifunktionen och istället låta de interna resurserna vara delaktiga i projektet.

Vad vi gjorde
Under en två-årsperiod försåg vi kunden med olika typer av ekonomiresurser så att de kunde koncentrera sig på införandet av det nya systemet. Från början handlade det om att stötta systemkompetensmässigt, vilket vi gjort under flera år tidigare. Vi kompletterade successivt med projektcontrollers och administratörer. Ju närmare driftstarten vi kom desto större blev kundens behov, både på grund av sjukskrivningar, uppsägningar och deltagande i projektet.

Till slut hade vi fem konsulter på heltid som gjorde allt från fakturering till månads- och årsbokslut i samverkan med det danska moderbolaget. Utan våra konsulter hade kunden aldrig kunnat genomföra detta projekt.

Kundnytta
Kunden kunde införa det nya systemet trots stora utmaningar både personellt och funktionellt. Efter införandet kunde personalen återgå till ekonomifunktionen som till viss del även överfördes till Indien.

Konsulten berättar

Det ursprungliga uppdraget var att hjälpa till med projektfakturering och kundreskontra. Jag fick sedan lära upp tre nyanställda projektekonomer på företaget i allt som hade med projekt att göra i Maconomy. Blev sedan ansvarig för kundreskontra dit det senare rekryterades in två nya medarbetare. Dessa skulle utbildas innan kundreskontran skulle lämnas över till dem, det fick jag bistå med. Därefter fick jag rollen som Teamleader för Project Control med ansvar för att ta fram alla uppgifter inför bokslut. Ansvarade sedan för upplärning och överlämning av underkonsultprocessen till den globala organisationen. Under min tid där tillsatte Sundbom & Partners ytterligare fyra konsulter som avlastade projekt- och finansorganisationerna i Maconomy medan den fasta personalen kunde fokusera på det nya systemet.

Utmaning
Kunden skulle uppgradera en tio år gammal version av sitt affärssystem. Under dessa år har systemet utvecklats och mängder av funktioner har tillförts som kunden inte haft möjlighet att nyttja. Uppgraderingen innebär att alla anställda får helt nya gränssnitt, till exempel för att rapportera tid och utlägg.

Vad vi gjorde
Tillsammans med kunden genomfördes dedikerade workshops för att identifiera de problem man ville lösa med en uppgradering. Till dessa workshopar bjöds även systemleverantören in så de skulle få en bild över kundens behov. Baserat på det fick systemleverantören visa hur den nya versionen kunde stödja kundens förändrade behov.

En förenklad kravspecifikation togs fram. Den beskrev tydligt de funktioner som skulle implementeras i den uppgraderade versionen. Systemleverantören kunde sedan offerera en komplett uppgradering där inte bara teknisk uppgradering ingick. Utan även all den kompletterande uppsättning och de integrationer som krävs för att kunden skulle kunna nyttja all ny funktionalitet.
Vi bistod även kunden med tester och uppsättningsarbete under projektets gång.

Kundnytta
Kunden fick en uppgraderad version som löste deras problem till en kostnad som de redan från början var medveten om. Genom att ta hjälp med uppsättning och tester gavs ordinarie personal utrymme att hinna med sina vanliga arbetsuppgifter. Projektet höll både tids- och kostnadsbudget.

Utmaning
Ett större företag hade en utmaning i att man dels hade behov av att få in en person som ansvarig för sitt affärssystem, samtidigt som man var i fas att dra igång ett stort projekt för systembyte. Därav ville man inte anställa någon för att stötta och supporta i det system man var på väg att lämna. Kunden hade insett att ett systemprojekt av den storleken skulle ta tid och att det befintliga systemet inte kunde stå stilla under den tiden, utan komma att behöva en del justeringar mm. Samt att medarbetarna på plats kunde behöva en del stöttning under projektets gång.

Vad vi gjorde
Vi tillsatte en konsult som hade mycket lång erfarenhet av kundens befintliga system, samt kunnig inom redovisning och ekonomi. På så sätt kunde resurser från kundens ekonomiavdelning fokusera på arbetet med att implementera och lära sig det nya systemet, i stället för att lägga tid på förvaltning av befintligt system.

Kundnytta
Genom att frigöra tid att se till att ekonomipersonalen arbetade i projekt inför kommande system kunde de fokusera på rätt saker. En annan viktig aspekt var att de som var verkliga klippor på, och intresserade av, affärssystem kunde arbeta framåt i stället för att lägga tid på att hjälpa kollegor i det gamla systemet. Ett bra sätt att ta vara på befintlig personal!

Vad konsulten lärde sig
Tjänsten var ursprungligen uppdelad på 50% support till det gamla systemet under införandet av det nya och 50% i införandeprojektet. Av naturliga skäl så har supporten av det gamla systemet minskat i och med att det nya systemet tas i drift. Vår konsult fick verkligen utveckla många egenskaper under det här stora projektet som pågått i flera år. Det har varit mycket förändringsarbete och mycket lösningsorienterat arbete som satt stora krav på samarbete mellan olika delar inom företaget och där vår konsult har haft en roll som ”spindeln i nätet”, den som man frågar. Hon har också fått agera delprojektledare och haft möjlighet att utvecklas inom detta. Den största delen av kommunikationen har skett på engelska så även här har det blivit ett lyft för vår konsult som förutom att lära sig ett nytt system fick utvecklas inom flera andra områden.

Utmaning
Kunden hade gjort en större uppgradering av sitt affärssystem och parallellt med detta blev en person sjukskriven. Kunden hade då två utmaningar; Dels att få det löpande ekonomiarbetet utfört och då helst av en ekonom som var van användare av systemet. Dessutom hade de insett att de behövde modernisera sitt arbetssätt och ta tillvara på alla möjligheter som faktiskt fanns i systemet. Av vana hade man arbetat på i ganska manuella och inte helt effektiva rutiner.

Vad vi gjorde
Eftersom det var mycket att göra inom ekonomi tillsatte vi en konsult som kunde sköta allt det löpande så det blev en normal arbetsbelastning för övrig ekonomipersonal, främst ekonomichefen. Sedan tog de hjälp av ytterligare en konsult som kunde fungera som bollplank och hjälpa till att se över rutiner och uppsättningar i systemet. Tack vare det stödet kunde de fortsätta framåt på ett bättre sätt.

Kundnytta
Kunden fick på det här viset nytta av att ha en rutinerad användare som kunde gå lite i bräschen för ett mer digitalt och modernt sätt att arbeta. Och samarbetet med systemkonsulten resulterade i en bättre uppsättning av systemet samt utbildade projektledare. När projektledarna själva kan få ut information ökar graden av nöjdhet i företaget.

Konsulten berättar

När jag började hos kunden hade de just genomfört en uppgradering av sitt affärssystem som hade misslyckats: Jag och min kollega fick gå igenom systemet och rätta till det som blivit fel. Efter det har vi hjälpt kunden att modernisera sitt sätt att arbeta så de fått en mer effektiv ekonomi- och faktureringsprocess. Tack vare det nya sättet att arbeta har de kunnat dra ner på antalet anställda på ekonomiavdelningen och inte rekryterat in ny personal vid pensionsavgång. Idag är det 1,5 tjänst mindre som behövs för att klara av ekonomiavdelningens arbete.

Utmaning
Kunden hade genomfört ett större förvärv. Den förvärvade enheten skulle fusioneras vilket innebar att alla system också skulle fusioneras. Det fanns dock inga systembeskrivningar eller liknande så ingen visste egentligen vad som skulle göras eller hur det skulle genomföras. Tiden var också knapp då tidpunkten för fusioner styrs av Bolagsverket.

Vad vi gjorde
Vi tillsatte initialt en mindre grupp bestående av en projektledare och en systemexpert. Först genomfördes en kartläggning av bägge bolagens system. Hur olika informationsdelar hanterades i respektive system, t ex uppdrag, medarbetare, kunder, statistikkoder etc. Detta för att kunna bestämma hur detta skulle förändras vid en sammanslagning av databaserna. Det innebar också att fler system som hängde ihop identifierades samt att nummerserier etc blev tvungna att ändras.

I ett nästa steg planerades sammanslagningen ihop med systemleverantören. Detta steg innebär mängder av workshops ihop med kund för att bestämma hur och vad som kunde ersätta vad och så vidare. Detta resulterade i en mycket komplex databas-sammanslagning.

Därefter tillsattes ytterligare konsult för att stötta supportmässigt i samband med första tidrapportering i det ”nya” systemet. Denna funktion fortsatte flera månader efter driftsättning.

Utmaning
Ett större företag skulle genomgå en organisationsförändring som bland annat innebar sammanslagning av olika avdelningar, nya arbetsprocesser och rutiner samt omfördelning av arbetsuppgifter bland befintlig personalstyrka. Företaget var medvetna om att fler resurser skulle behövas under projektet men vilken typ av kompetens de trodde sig behöva från start förändrades under tidens gång. De insåg efter ett tag att det var andra kvaliteter och egenskaper de skulle ha behov av. Rekrytering tar en del tid och kunden hade inte möjlighet att prioritera det för stunden. Det var således inte aktuellt att rekrytera in nya medarbetare inför projektstarten utan de valde att anlita konsulter under denna omorganisation.

Vad vi gjorde
Vi tillsatte en konsult som har tidigare erfarenhet av den här typen av verksamhet. Konsultens grunduppdrag har varit att sköta den dagliga redovisningen så att kundens befintliga medarbetare kunde fokusera på omorganiseringen. Utöver grunduppdraget har konsulten varit involverad i att komma med input till hur den nya organisationens processer och rutiner skulle se ut, implementerat dessa samt utbildat kundens nya medarbetare i såväl redovisningsrelaterade arbetsuppgifter som i de nya arbetssätten.

Kundnytta
Kunden har kunnat fokusera på sin omorganisation och känt sig trygga med att den dagliga verksamheten har fungerat. Utöver det har de kunnat nyttja vår konsults tidigare erfarenhet från liknande projekt för att få bra input kring hur de ska arbeta framåt. Då upplärning av nya medarbetare legat under vår konsults ansvar har det frigjort tid hos befintlig personal som kan slutföra projektet och själva få chans att landa i sina nya roller.

Utmaning
Ett större konsultföretag skulle byta ut sitt affärssystem och behövde under tiden stärka upp med externa resurser för att frigöra tid hos befintlig personal. De sökte efter en projektekonom som kunde ta ansvar för fakturering, projektregistrering samt kontrollera och hantera tidrapporter i kunds befintliga system. Kundens personal kunde därmed fokusera på att sätta upp det nya systemet och arbetsrutiner på ett korrekt sätt i det nya systemet.

Vad vi gjorde
Konsulten säkerställde att den dagliga verksamheten fortlöpte och att vår kund fortsatte tidrapportera och fakturera i tid, trots ett stort projekt som tog upp mycket tid bland befintlig personal. Konsulten var även involverad i hur nya arbetsflöden skulle planeras och se ut i det nya systemet. När projektet började lida mot sitt slut behövde kund hjälp inom ett annat område i organisationen. Konsulten tog då över rapportering för de enheter där denna tidigare arbetat med tidredovisning och fakturering.

Kundnytta
Vår konsult hade tidigare erfarenhet av systemet som kund bytte från. Det gjorde att konsulten snabbt satte sig in i kundens organisation och hade möjlighet att avlasta befintlig personal från dag ett. Konsulten var även behjälplig vid arbetstoppar kring projektet. Det resulterade i att kunden kunde hålla sin planerade tidsram vilket sparade både tid och pengar. De kunde vid senare tillfälle nyttja en redan beprövad och omtyckt resurs när ytterligare behov uppstod i verksamheten.

Konsultens roll

Vår medarbetare kände sig trygg i det system som kunden skulle lämna och tog sig an uppdraget med syfte att rodda det gamla systemet. Men under uppdragets gång utvecklades detta och konsulten blev även involverad i införandet av det nya systemet.  Det innebar att konsulten ansvarat för projektupplägg och underhåll av dessa samt hjälpt till att utbilda medarbetarna i det nya systemet och upprättat manualer till berörda parter. Hon har även ingått i ett supportteam och svarat på frågor kring såväl det gamla som det nya systemet. Vår medarbetare har således haft möjlighet att utvecklas inom flera olika områden inom ett och samma uppdrag. Hon har fått erfarenhet med sig från en ny bransch, ny storlek på bolag, ett nytt affärssystem som också inneburit en större förståelse för hur olika delar i en verksamhet hänger samman, samt tagit sig an nya ekonomiarbetsuppgifter och därmed växt i sin roll som ekonom.