Upphandling av affärssystem

Vi har den erfarenhet som krävs för att förstå era behov och kan skapa unika lösningar som håller i en föränderlig framtid.
Sundbom & Partners konsulter har lång operativ erfarenhet från tid- och projektrelaterad verksamhet. Vi kombinerar vår bransch-unika kunskap med nytänkande och automatisering som ledstjärnor.
Vi hjälper till med att;

• Agera rådgivare till företagsledningar när förändringar ska implementeras i verksamheten.
• Dokumentera och systematisera affärsflöden.
• Identifiera nya nyckeltal och rapportbehov och bygger in förändringarna i ert affärssystem.

Varje dag fattas en mängd beslut i en organisation och det gäller inte bara på managementnivå. Alla medarbetare fattar någon typ av beslut varje dag, t ex vilka timmar som hamnar i tidrapporten eller hur ett uppdrag ska bemannas och prissättas. En viktig del av förändringsarbetet är att skapa bättre beslutsunderlag och tillse att alla medarbetare har snabb och enkel tillgång till rapporter och underlag för de dagliga besluten.

Kontakt: Orvar Lindbäck, 070-370 14 67, orvar.lindback@sundbompartners.se

• Kartläggning av era behov för att hitta rätt affärssystem
• Upphandling som leder till ökad effektivitet och lönsamhet
• Leverantörsoberoende

Behöver ni göra en upphandling av nytt affärssystem så kan våra konsulter hjälpa er att hitta en lösning som är optimal för era verksamhetsbehov. Det är inte alltid helt tydligt om organisationen faktiskt behöver ett nytt system och då börjar vi alltid med att kartlägga era behov. Steg ett är att vi behöver analysera och identifiera vad det är som inte fungerar. Visar det sig att det är nödvändigt att gå ifrån den lösning ni har idag så behöver ni göra en upphandling. Ett affärssystem är inte något man bara googlar sig till och hittar rätt på en gång, det är många faktorer att ta hänsyn till.

Att hitta rätt systemstöd för en verksamhet är en stor utmaning och kräver ofta betydligt mer tid och resurser än vad man från början har räknat med. Det finns en uppsjö av ekonomi- och affärssystem på den nordiska marknaden och bara att filtrera fram vilka som har funktioner för att stödja just ert behov kan verka övermäktigt. Dessutom finns det ofta andra befintliga system och verktyg som kanske måste integreras i det nya affärssystemet för att skapa den optimala lösningen.

En lyckad affärssystem-upphandling startar alltid med rätt hjälp vid sin sida!

Sundbom & Partners är leverantörsoberoende och har mångårig erfarenhet från upphandling av i första hand affärssystem med starka integrerade moduler för projektredovisning och effektiva processer för verksamheter som jobbar i projekt och mäter sin tid. Vi använder en beprövad metodik när vi arbetar med upphandling för att kunna hitta rätt lösning för just er. Kundens behov står alltid i vårt fokus och vi rekommenderar aldrig en upphandling om det inte är direkt nödvändigt för verksamheten. Målet när vi hjälper till vid en upphandling är att ni i slutänden ska ha ett fungerande affärssystem som bidrar till effektivisering och ökad lönsamhet.

Vill du veta mer om upphandling av affärssystem är du välkommen att kontakta:

Orvar Lindbäck – orvar.lindback@sundbompartners.se – 070-370 14 67
Per Sundbom – per.sundbom@sundbompartners.se – 070-590 81 30

Kvalificerat stöd vid systemuppgradering

Ett affärssystem är ständigt under utveckling och kräver emellanåt en uppgradering. Vid komplexa lösningar blir en systemuppgradering ofta ett relativt omfattande projekt som kräver mycket tid och resurser.

Vi har drivit många projekt för systemuppgradering av komplexa affärssystem, såsom Maconomy, Unit4 ERP och Visma PX. Vår erfarenhet har lärt oss att uppgraderingsprojekt nästan alltid tar mer tid än vad kunden har beräknat från start om de påbörjat utan expertis vid sin sida. För att en systemuppgradering ska ske så smidigt som möjligt behöver man tillsätta en projektledare som håller ihop och ansvarar för projektet. Det behöver vara en person som kan vika annat åt sidan för en tid framöver för att lägga fokus på projektet. Vid en systemuppgradering behövs en projektledare för att till exempel:

• Känna till vad som måste förberedas och testas i förväg.
• Tillse att interna resurser finns tillgängliga för tester och workshops, framför allt testerna tar betydligt mer tid än vad man tror.
• Vara tillgänglig, agera snabbt för att lyfta frågor till beslutande organ.
• Samordna interna parter så som IT, ekonomi, HR; övriga delar organisation samt leverantörer av andra system hos kunden som kan beröras av uppgraderingen.
• Vara leverantörernas motpart vilket kräver erfarenhet av liknande projekt för att kommunikationen ska fungera optimalt.

När inte interna resurser finns tillgängliga inför, och efter, en systemuppgradering så blir det problem. Det man ofta inte tänker på är hur mycket som måste testas innan man går live i den nya versionen. Varenda del i systemet, varje enskild process måste testas grundligt. Tyvärr är det sällan som övergången till ny version fungerar helt smärtfritt så det är viktigt att förutse eventuella hinder i förväg.

Vi på Sundbom & Partners har nog stött på och tagit oss förbi de flesta hinder genom åren och tack vare vår erfarenhet och gedigna systemkunskap kan vi agera som en trygg stöttepelare under ett uppgraderingsprojekt.

Införande av nytt system

Att projektleda ett införande av ett nytt affärssystem är inte som vilket projekt som helst. Utöver traditionellt projektledaransvar som att se till att tidsplan och kostnadsbudget hålls har projektledaren flera aktiviteter som kräver specifik kunskap och erfarenhet för att lösa, t ex:

• Skapa en gemensam bild över vad systemet ska lösa så att både kund och leverantör arbetar mot samma mål – det är lite av en iterativ process och målen kan förändras.
• Översätta/anpassa kundens förväntningar till ett slutligt lösningsförslag från leverantören.
• Tillse/kontrollera att leverantören konfigurerar systemet efter den lösning som överenskommits.
• Tillse att interna resurser finns tillgängliga för workshops, datainmatning och tester, det krävs mycket mer tid än de flesta tror.
• Vara tillgänglig, agera snabbt för att lyfta frågor till beslutande organ.
• Vara leverantörernas motpart vilket kräver erfarenhet av liknande projekt för att kommunikationen ska fungera optimalt.

Många kunder har egna projektledare som får ansvaret för att driva implementationen. Det är inte ovanligt att dessa rycks ut på externa uppdrag och det interna projektet blir nedprioriterat. Eller i värsta fall blir ekonomichefen intern projektledare på 50% av sin tid, vilket i praktiken innebär 150% beläggning i tre till sex månader.

Vill ni veta mer om vad vi kan hjälpa till med när det gäller systemuppgradering eller införande av nytt system är ni välkomna att kontakta Per Sundbom via e-post: per.sundbom@sundbompartners.se eller på telefon: 070-590 81 30.

Ekonomitjänster – För dig som är i behov av en ekonomikonsult

• Ekonomitjänster för akuta behov, tillfälliga luckor eller i väntan på en mer långsiktig lösning
• Erfarna ekonomikonsulter, både seniora och juniora profiler
• Ekonomer som kan ditt affärssystem

Ekonomiavdelningen är en avdelning som bara måste fungera och arbetsbelastningen kan variera mellan perioder. Under intensiva arbetstoppar, sjukfrånvaro eller tills ni hittat rätt långsiktiga kandidat kan organisationen vara i behov av en tillfällig resurs. Där kommer vi in och kan erbjuda våra ekonomitjänster.

Vi har flertalet kunniga ekonomikonsulter, både anställda och interim. Sundbom & Partners Interim startade vi upp februari 2019 då vi redan hade ett flertal ekonomikonsulter i vårt nätverk och syftet var att kunna erbjuda rena ekonomitjänster för både kortare och längre uppdrag.

Samtliga ekonomikonsulter, våra ”egna” och interim, är utbildade och erfarna ekonomer och de har bland annat haft uppdrag som ekonomiassistent, projektadministratör, redovisningsekonom, projektekonom, controller, redovisningschef och ekonomichef.

Ta kontakt med oss så hittar vi tillsammans en lösning som fungerar för er. Oavsett om ni har ett akut behov eller letar efter en ekonomikonsult som ska börja längre fram i samband med projektstart eller föräldraledighet, så kan vi hjälpa er att hitta en lösning som passar just ert behov. Vi har ekonomikonsulter i vårt nätverk som är tillgängliga omgående men ju längre framförhållning ni har, desto bättre förutsättningar har vi att presentera ett större urval av kandidater till er.

Har du frågor är du varmt välkommen att kontakta Cecilia Elvind, Konsultchef för interimsverksamheten, via e-post cecilia.elvind@sundbompartners.se eller telefon  +46 70-299 62 82